Centrum Pomocy
Import/Eksport eTeczki pracownika – struktura pliku archiwum
Podstawy prawne
Funkcjonalności eksportu i importu eTeczki pracownika w eFOB są zgodne z :
- „Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej„ wraz ze zmianami z 2023-05-09 wynikającymi z „Dz. U. z 2023 r. poz. 879„, tj. „Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9.05.2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej„.
- „Specyfikacją techniczna, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej” wraz ze zmianami z 2023-07-31 (plik specyfikacji XSD: aktaPracownicze(10).xsd).
- Metodą kompresji do archiwum pliku ZIP, przeznaczoną do przekazania uporządkowanego zbioru dokumentów:
- Format ZIP jest jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).
- Powyższe przepisy prowadzą do „OBWIESZCZENIA PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 14 stycznia 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych„, w których format ZIP jest wymieniony jako format stosowany do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych.
Struktura archiwum
- Archiwum eTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
- Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
- folder główny (o nazwie „Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji”);
- podfolder główny („1. Akta osobowe” lub „2. Stosunek pracy”);
- dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem eTeczki (np. „A. Przed zatrudnieniem”, „D. Kary”).
- Każdy pliki dokumentu (np. „Świadectwo pracy.pdf”) posiada odpowiadający plik XML metadanych (np. „Świadectwo pracy.xml”).
Struktura WieloTeczki
- Archiwum WieloTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
- Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
- dwa foldery główne, które posiadają taką samą, dalszą strukturę (o nazwie „Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji” oraz odpowiednik [Zatrudnienie do 2000]);
- podfolder główny („1. Akta osobowe” );
- dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem (np. „A. Przed zatrudnieniem”, „D. Zatrudnienie”).
Każdy pliki dokumentu znajdujący się w podfolderach (np. „Skierowanie na badanie wstepne.pdf”) posiada odpowiadający plik XML metadanych:
Metadane plików
Zgodnie z rozporządzeniem do każdego pliku dołączany jest plik XML z metadanymi:
- identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
- identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
- rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
- data powstania dokumentu;
- data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
- numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- imię i nazwisko pracownika;
- nazwa pracodawcy;
- data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Export 'Bez wymaganych metadanych’
Jest to opcja dostępną w eksporcie dokumentów eTeczki, która pozwala na eksport plików, które nie posiadają wymaganych metadanych. Metadane to informacje opisujące dane, takie jak tytuł, autor, data utworzenia, itp. może być przydatne w przypadku, gdy nie są one potrzebne lub mają być zachowane poufności danych.
Udostępnij artykuł w Social Mediach