Centrum Pomocy
< Wszystkie

Masowe oraz pojedyncze dodawanie plików

Masowe dodawanie plików

Aplikacja eFOB umożliwia masowe dodawanie plików dla jednego lub wielu pracowników jednocześnie.

Akcja masowego dodawania plików dostępna jest w widoku Dokumentów pod przyciskiem „Nowy” – > „Prześlij pliki”

Rys 1. Widok okna dodawania plików

1) Funkcja ta odbywa się za pomocą kliknięcia w zaznaczony poniżej przycisk:

2) Otwiera nam on formularz przesyłania dokumentu, prezentujący się w następujący sposób: 

3) Aby przesłać dokumenty należy kliknąć w szare pole “Przeciągnij i upuść swoje pliki” co otworzy systemową konsolę dodawania plików bądź przeciągnąć pliki bezpośrednio z systemowego folderu. 

4) W ostatnim kroku wypełniamy interesujące nas pola znajdujące się u góry oraz klikamy zielony przycisk “ZAPISZ” znajdujący się u dołu 

Funkcjonalności

Określenie wartości dla wybranych pól

Przed dodawanie plików system umożliwia ustawienie wartości dla wybranych pól:

  • Pracownik
  • Folder
  • Ty dokumentu
  • Data dokumentu

Uzupełnienie wartości spowoduje automatyczne uzupełnienia pól przy dodawanych plikach.

Automatyczne przetwarzanie

Pod ikoną „Robota” dostępne są akcje automatycznego przetwarzania:

  1. Włączenia/wyłączenia automatycznego przetwarzania OCR. Domyślnie automatyczne przetwarzanie jest wyłączone. Jeśli użytkownik chce skorzystać z opcji automatycznego przetwarzania musi włączyć 'robocika’ przed dodaniem plików.
  2. Automatyczne nazewnictwo: aplikacja umożliwia automatyczną zmianę nazwy dla dodanych plików według określonego schematu:
  • Brak – aplikacja nie zmienia nazwy plików (opcja domyślna)
  • nazwisko, imię + nazwa pliku
  • nazwisko, imię + typ pliku
  • nazwisko, imię + typ pliku + data
  • typ pliku + nazwisko, imię
Rys 2. Automatyczne nazewnictwo – lista wyboru

Grupowanie plików

Aplikacja umożliwia grupowanie wielu plików w jeden dokument pdf.

W tym celu należy zaznaczyć pliki i wybrać ikonę grupowania dostępną na liście akcji zbiorczych nad listą plików.

Wielopliki

Aplikacja umożliwia przesłanie jednego pliku pdf z wieloma dokumentami, który zostanie automatycznie podzielony i przetworzony na podstawie kodów 3d.

Możliwe błędy

Podczas zapisu plików do eTeczki mogą pojawić się błędy wynikające z duplikacji nazw plików.

Jeśli podczas zapisu system odnajdzie istniejący dokument o takiej nazwie dla wybranego pracownika to wyświetli komunikat o błędzie z możliwością wyboru akcji:

  • Zastąp wszystkie – opcja nadpisze istniejące pliki nowymi plikami
  • Zachowaj wszystkie – opcja zachowa istniejące plików oraz zapisze nowe pliki w eTeczce, dodając w nazwie kolejny numer pliku (w nawiasie).

Rys 3. Komunikat o błędnych nazwach pliku

Pojedyncze dodawanie pliku

1) Funkcja ta odbywa się za pomocą kliknięcia zaznaczony poniżej przycisk: 

2) Otwiera nam on formularz przesyłania dokumentu, prezentujący się w następujący sposób: 

3) Aby przesłać dokument należy kliknąć w szare pole “wybierz nowy plik” co otworzy systemową konsolę dodawania pliku bądź przeciągnąć plik bezpośrednio z systemowego folderu. 

4) W następnym kroku wypełniamy interesujące nas pola oraz klikamy zielony przycisk “ZAPISZ” 

Czy artykuł był pomocny?
5 z 5 gwiazdek

1 rating

5 gwiazdek 100%
4 gwiazdek 0%
3 gwiazdek 0%
2 gwiazdek 0%
1 gwiazdek 0%
5
Podziel się swoją opinią
Jak możemy ulepszyć ten artykuł?
Spis treści