Centrum Pomocy
< Wszystkie

Retencja – ustawienia

Podstawy prawne

Ustawienia mechanizmu retencji w systemie eFOB są zgodne z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369, ze zm.). oraz Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, ze zm.).

Przykłady ustawień retencji

Konfiguracja retencji – przykład dla typu dokumentu
Konfiguracja retencji – przykład dla typu dokumentu
Konfiguracja retencji – przykład dla ustawień folderu

Metody wyliczania retencji w eFOB

Ustawienia retencji dostępne są w module Administracji:

  1. Dla dokumentów pracowników na poziomie zarządzania folderami oraz typami dokumentów.
  2. Dla danych osobowych pracowników i ich dokumentów na poziomie modułu Retencje.
  3. Dla dokumentów i danych osobowych kandydatów na poziomie modułu Retencje.

Uwaga: ustawienie krótszego okresu retencji np. na Pracowniku, niż na jego dokumentach będzie skutkowało usunięciem rekordów wcześniej niż by to wynikało z retencji samych Dokumentów. 

Do wyliczenia 'Daty retencji’ służą ustawienia:

  • Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa – opcja automatycznego wyliczania okresu przechowywania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w zależności od przypadku)
  • Wyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu/pracownika/kandydata + pole ‘Okres przechowywania’  

Pole ‘Zaokrąglania daty’

  • Licząc od dnia początku kolejnego roku – liczy od 01 stycznia kolejnego roku,
  • W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa” – zaokrąglenie jest wyliczane od 31 grudnia

Pole „Okres przechowywania”

  • W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu/pracownika/kandydata” – okres przechowywania do konfiguracji przez użytkownika
  • W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa” – system przypisze automatycznie okres przechowywania

Pole 'Termin na usunięcie” pozwala na określenie dodatkowe terminu na usunięcie po upływie okresu przechowywania. Dane ustawione w tym polu odpowiadają za stan retencji w zakładce „Zaplanowane działania”.

Algorytm wyliczania ‘Daty retencji’ dla opcji „(PL) Wg prawodawstwa” 

Wg aktualnego prawodawstwa (https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe) okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej są następujące:  

  • przez cały okres zatrudnienia pracownika (brak okresu retencji) 
  • dla zatrudnienia od 2019-01-01 (liczone wg daty początku umowy): 
    • 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy pracownika
  • zatrudnienia od 1999-01-01 do końca 2018-12-31 i złożenia deklaracji ZUS RIA  
    • 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA 
  • zatrudnienia przed 1999 (do 1998-12-31 włącznie) 
    • 50 lat liczone od daty rozwiązania stosunku pracy 

Retencja dokumentów

Uwaga: obsługa retencji dokumentów działa w hierarchii ważności Typ pliku -> Folder -> Foldery nadrzędne 

    1. Domyślnie ustawienie retencji jest brane z Typu pliku 
    1. Jeśli brak brane jest z Folderu 
    1. Jeśli brak, brane jest z ustawień Folderów nadrzędnych idąc do samej góry hierarchii

Ustawienia retencji dla folderów

Ustawienia zasad retencji dokumentów w folderze znajdują się w oknie edycji szczegółów i zawierają opcje:

  • Włącz retencję – włączenie tej opcji (zaznaczony check-box) oznacza, że retencja jest brana kolejno z ustawień folderów w których jest dokument, a jeśli brak to z ustawień ogólnych).
  • Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:

Brak retencji – pole domyślne. Przy ustawieniu tej opcji pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane.
Utworzenia dokumentu – do wyliczenia okresu usunięcia system pobierze wartość z pola „Utworzono” dostępną na dokumencie.
(PL) Wg prawodawstwa – wybranie tej opcji powoduje automatyczne ustawienie okresu przechowywania

  • Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:

Brak – licząc od daty włącznie – dla opcji wyliczenia według utworzenia dokumentu, retencja będzie liczona według pola „utworzono”, dla opcji (PL) Wg prawodawstwa retencja jest liczona od 31 grudnia
– Licząc od dnia początku kolejnego roku – opcja możliwa do wyboru przy ustawieniu wyliczania według daty utworzenia dokumentu (liczy od 01 stycznia kolejnego roku).

  • Okres przechowywania

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu” – okres przechowywania do konfiguracji przez użytkownika

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa” – system przypisze automatycznie okres przechowywania

  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania

Dla podstawowych folderów eTeczki opcje retencji dokumentów w folderze zostały ustawione automatycznie według zasady:

1. Akta osobowe
2. Stosunek pracy
Oraz wszystkie foldery podrzędne
Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa 
Zaokrąglenie daty: Brak – licząc od daty włącznie 
Okres przechowywania: 10 Lata 
Termin na usunięcie: 12 Miesiące 
D. Kary
E. Kontrole trzeźwości i podobne
Oraz wszystkie foldery podrzędne
Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa 
Zaokrąglenie daty: Brak – licząc od daty włącznie 
Okres przechowywania: 12 Miesiące 
Termin na usunięcie: 1 Miesiące 
3. PodatkoweWyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu 
Zaokrąglenie daty: Licząc od dnia początku kolejnego roku 
Okres przechowywania: 5 lata 
Termin na usunięcie: 12 Miesiące 
4. UbezpieczenioweWyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu 
Zaokrąglenie daty: Licząc od dnia początku kolejnego roku
Okres przechowywania: 5 lata
Termin na usunięcie: 12 Miesiące
9. Inne
Wszystkie inne domyślne lub aktualnie istniejące foldery oprócz powyższych
Wyliczanie wg daty: Brak retencji

Ustawienia retencji dla typów dokumentów

Ustawienie zasad retencji dokumentów w zależności od typu dokumentu znajduje się w oknie edycji szczegółów typu dokumentu i zawiera opcje:

  • Ustawienia retencji z folderu – przy włączeniu tej opcji retencja na typie dokumentu jest brana z ustawień folderu, a opcje na typie dokumentu nie są brane pod uwagę.
  • Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:

Brak retencji – pole domyślne. Przy ustawieniu tej opcji pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane.
Utworzenia dokumentu – do wyliczenia okresu usunięcia system pobierze wartość z pola „Utworzono” dostępną na dokumencie.
(PL) Wg prawodawstwa – wybranie tej opcji powoduje automatyczne ustawienie okresu przechowywania

  • Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:

Brak – licząc od daty włącznie – dla opcji wyliczenia według utworzenia dokumentu, retencja będzie liczona według pola „utworzono”, dla opcji (PL) Wg prawodawstwa retencja jest liczona od 31 grudnia
– Licząc od dnia początku kolejnego roku – opcja możliwa do wyboru przy ustawieniu wyliczania według daty utworzenia dokumentu (liczy od 01 stycznia kolejnego roku).

  • Okres przechowywania

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu” – okres przechowywania do konfiguracji przez użytkownika

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa” – system przypisze automatycznie okres przechowywania

  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania

Anonimizacja danych

Ustawienie okresu usunięcia danych osobowych pracownika znajduje w module Administracja -> Retencje -> Ustawienia

Dla ustawień anonimizacji danych dostępne są pola:

  • Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:

Brak retencji – pole domyślne. Przy ustawieniu tej opcji pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane.
Utworzenia pracownika – do wyliczenia okresu usunięcia system pobierze wartość z pola „Utworzono” zapisaną na karcie pracownika w sekcji „Informacje o rekordzie”.
(PL) Wg prawodawstwa – wybranie tej opcji powoduje automatyczne ustawienie okresu przechowywania

  • Okres przechowywania

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: Utworzenia dokumentu” – okres przechowywania do konfiguracji przez użytkownika

– W przypadku opcji „Wyliczanie wg daty: (PL) Wg prawodawstwa” – system przypisze automatycznie okres przechowywania

  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania
Okno anonimizacji danych pracownika

Zaplanowane działania

Widok zaplanowanych działań zawiera listę rekordów z filtrami i wyliczonymi datami retencji (dla Kandydatów / Pracowników / Dokumentów oddzielnie).

Uwaga: Ze względu na złożoność obliczeń, zmiany dowolnych ustawień retencji mogą być przeliczane do 24h. Komunikat o statusie wyliczeń jest wyświetlany nad listą rekordów w widoku 'Zaplanowanych działań’.

Kolumna 'Stan’ zawiera informacje o stanie retencji:

  • Aktualny – oznacza, że data retencji jest aktualna i nie są wymagane żadne działania.
  • Do usunięcia – oznacza, że rekord kwalifikuje się do usunięcia jednak nie upłynął jeszcze ostateczny termin na usunięcie.
  • Przekroczona data – oznacza, że rekord przekroczył wyznaczony termin na usunięcie.
  • Do przeliczenia – rekord w trakcie przeliczania retencji.
  • Błąd przeliczenia.
  • Brak ustawień retencji.

Kolumna 'Data retencji’ zawiera datę końca okresy przechowywania

Kolumna 'Rekomendowana data usunięcia’ zawiera wyliczoną datę retencji wydłużoną o 'Termin na usunięcie’ jeśli został ustawiony.

Menu z lewej strony okna pozwala na ustawienie filtrów: zakresu danych, stanu retencji oraz dat rekomendowanego usunięcia.

Lista rekordów z wyliczonymi datami retencji

Akcje anonimizacji

Przeprowadzenie anonimizacji jest dostępne po zaznaczeniu rekordów pod przyciskiem „Akcje” -> „Wykonaj anonimizację”

  1. Podczas wykonywania anonimizacji na pracowniku automatycznie zostaną też usunięte inne rekordy powiązane z pracownikiem. Podczas anonimizacji dokumentów usuwane są tylko dokumenty.
  2. Anonimizację można przeprowadzić również na rekordach z aktualną datą retencji.

Audyt usunięcia

Widok audytu usunięcia zawiera listę usuniętych rekordów z podaniem faktycznej daty usunięcia oraz informacją o użytkowniku, który wykonał akcje usunięcia.

Menu z lewej strony okna pozwala na ustawienie filtrów: zakresu danych, dat usunięcia oraz użytkownika, który wykonał usunięcie rekordu.

Audyt usuniętych rekordów

Udostępnij artykuł w Social Mediach

Czy artykuł był pomocny?
0 z 5 gwiazdek
5 gwiazdek 0%
4 gwiazdek 0%
3 gwiazdek 0%
2 gwiazdek 0%
1 gwiazdek 0%
5
Podziel się swoją opinią
Jak możemy ulepszyć ten artykuł?
Spis treści