Centrum Pomocy
< Wszystkie

Typy dokumentów

Struktura dokumentów w eTeczce podzielona jest na:

  • foldery (w domyślnej konfiguracji są to: 1. Akta osobowe, 2. Stosunek pracy, 3. Podatkowe, 4. Ubezpieczeniowe, 9. Inne) oraz
  • typy dokumentów (np. Świadectwo pracy, Umowy o pracę, Skierowanie na badania) – domyślnie przypisane do konkretnych folderów.

Zarządzanie typami dokumentów

Moduł zarządzania typami dokumentów dostępny jest w panelu administracyjnym aplikacji eFOB. Z tego miejsca można dodawać oraz edytować typy dokumentów.

W widoku desktop’owym, w lewym oknie dostępne są filtry, które umożliwiają ograniczenie listy typów dokumentów o konkretny status lub folder.

Rys 1. Lista typów dokumentów

Dodawanie typów dokumentów

Aplikacja umożliwia utworzenie własnego typu dokumentu lub skorzystanie z wbudowanej listy, ponad 100 gotowych typów dokumentów.

Rys 2. Opcje dodawania

Dodawanie typów dokumentów z biblioteki

Po wybraniu opcji „Dodaj” -> „Z biblioteki” wyświetli się lista gotowych typów dokumentów. Wyświetloną listę można sortować po nazwie, filtrować po folderach lub wyszukać konkretny typ korzystając z wyszukiwarki dostępnej na górnym pasku aplikacji.

Typy dokumentów dodane już wcześniej na własną listę są oznaczone ikoną „check” w kolumnie „Czy dodany”.

Rys 3. Biblioteka typów dokumentów

Aby dodać wybrane typy należy je zaznaczyć, a następnie wybrać przycisk „Dodaj” dostępny nad listą typów dokumentów.

Rys 4. Dodawanie typów dokumentów z biblioteki

Tworzenie nowych typów dokumentów

Korzystając z opcji „Dodaj” -> „Utwórz własny” można utworzyć własny typ dokumentu dodając jego nazwę, folder (opcjonalnie) oraz status.

Dla tworzonego typu system umożliwia wprowadzenie własnych tłumaczeń dla nazwy (aktualnie w trzech językach).

Rys 5. Tworzenie nowych typów dokumentów
Rys 6. Tłumaczenia nazw

Edycja typów dokumentów

W oknie edycji typu dokumentu dostępne są metadane:

Szczegóły typu dokumentu

  • Status
  • Nazwa
  • Kod typu (eksport)
  • Wzorzec typu – pole systemowe określające jaki był domyślny typ dokumenty
  • Domyślny folder

Szczegóły szablonu

  • Dodaj szablon – pole do dodania szablonu typu dla generatora dokumentów

Retencja dokumentów

  • Wyliczanie według daty – pole wyboru. Przy wyborze opcji „Brak retencji”, pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane
  • Zaokrąglenie daty – pole wyboru
  • Okres przechowywania
  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania

Rys 7. Edycja typu dokumentu

W kolejnych zakładkach okna edycji znajduje się informacja o:

– tworzonych wersjach szablonów

– historii zmian: w typie dokumentu i wersjach szablonu

Szablony typów dokumentów

Aplikacja eFOB umożliwia generowanie dokumentów na postawie szablonów i dodawanie ich do typów dokumentów. Użytkownik może tworzyć własne szablony przy wykorzystaniu aplikacji MS Word z wykorzystaniem pól o konkretnych nazwach służących do „Korespondencji seryjnej”.  Podczas generowania dokumentów aplikacja eFOB automatycznie uzupełni określone w ten sposób pola dokumentu danymi z programu.

Proces tworzenia szablonów opisany jest w artykule Szablony generatora dokumentów.

Biblioteka – Akta osobowe

Biblioteka typów dokumentów zawiera typy dokumentów wynikające z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (wraz z późniejszymi zmianami do 17.05.2023 r.).

W niniejszej części przedstawione są typy dokumentów dot. Akt osobowych, części A-E (§ 3 i § 4 w Rozporządzeniu).

Nazwa typu dokumentuFolder
Dyplom ukończenia szkoły (studiów)A. Przed zatrudnieniem
Dyplomy/zaświadczenia potwierdzające znajomość języków obcychA. Przed zatrudnieniem
Orzeczenie stwierdzające zdolność do pracyA. Przed zatrudnieniem
Kwestionariusz osobowy dla kandydataA. Przed zatrudnieniem
Skierowanie na wstępne badania lekarskieA. Przed zatrudnieniem
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracyA. Przed zatrudnieniem
Umowa przedwstępnaA. Przed zatrudnieniem
Zaświadczenia/dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowychA. Przed zatrudnieniem
Zaświadczenia z odbytych kursów/szkoleńA. Przed zatrudnieniem
Oświadczenie dotyczące danych osobowych pracownika (kwestionariusz osobowy pracownika)B. Zatrudnienie
Zakres obowiązków pracownikaB. Zatrudnienie
Opis stanowiska pracyB. Zatrudnienie
Informacja o podstawowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)B. Zatrudnienie
Obowiązek informacyjny dla pracownikaB. Zatrudnienie
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowychB. Zatrudnienie
Zgoda pracownika na przetwarzanie dodatkowych danych osobowychB. Zatrudnienie
Oświadczenie dotyczące stosowania monitoringuB. Zatrudnienie
Zobowiązania do poufnościB. Zatrudnienie
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracyB. Zatrudnienie
Oświadczenie o zapoznaniu się z innymi regulaminami, zarządzenia, wewnętrznymi politykami lub kodeksami np. etycznymiB. Zatrudnienie
Porozumienie zmieniające warunki pracy (Aneks do umowy o pracęB. Zatrudnienie
Wypowiedzenie zmieniająceB. Zatrudnienie
Powierzenie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 KP, o ile jest sporządzane pisemnie lub elektronicznieB. Zatrudnienie
Konsultacje ze związkami zawodowymi dotyczące wypowiedzenia zmieniającegoB. Zatrudnienie
Skierowanie na badania okresoweB. Zatrudnienie
Zaświadczenia lekarskie z badań okresowychB. Zatrudnienie
Skierowanie na badania kontrolneB. Zatrudnienie
Zaświadczenie z badań kontrolnychB. Zatrudnienie
Skierowanie na badania wstępne przy zmianie stanowiskaB. Zatrudnienie
Zaświadczenie z badań wstępnych przy zmianie stanowiskaB. Zatrudnienie
Potwierdzenie zapoznania z przepisami BHP i PPOŻB. Zatrudnienie
Karta szkolenia bhp wstępnegoB. Zatrudnienie
Karta szkolenia bhp okresowegoB. Zatrudnienie
Potwierdzenie zapoznania pracownika z ryzykiem zawodowymB. Zatrudnienie
Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterzeB. Zatrudnienie
Zaświadczenie lekarskie stwierdzające stan ciążyB. Zatrudnienie
Wniosek o zwolnienie od pracy w związku z badaniami związanymi z ciążąB. Zatrudnienie
Wniosek o korzystanie z przerw na karmienie dziecka piersiąB. Zatrudnienie
Dokumenty dot. urlopu macierzyńskiegoB. Zatrudnienie
Dokumenty dot. urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiegoB. Zatrudnienie
Dokumenty dot. urlopu ojcowskiegoB. Zatrudnienie
Dokumenty dot. urlopu rodzicielskiegoB. Zatrudnienie
Dokumenty dot. urlopu wychowawczegoB. Zatrudnienie
Oświadczenie o korzystaniu z opieki nad dzieckiem do lat 14B. Zatrudnienie
Wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracąB. Zatrudnienie
Wniosek o obniżenie wymiaru czasy pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczegoB. Zatrudnienie
Orzeczenie o niepełnosprawnościB. Zatrudnienie
Orzeczenie lekarskie wyrażające zgodę na nadgodziny lub pracę w nocy pracownika niepełnosprawnegoB. Zatrudnienie
Wniosek pracownika niepełnosprawnego o zwolnienie na badania w godzinach pracyB. Zatrudnienie
Dokumentacja dotycząca turnusu rehabilitacyjnego pracownika niepełnosprawnegoB. Zatrudnienie
Zaświadczenia/dokumenty potwierdzające posiadania kwalifikacji zawodowychB. Zatrudnienie
Wnioski rodziców dzieci niepełnosprawnych o indywidualny rozkład, ruchomy lub przerywany czas pracy (art. 1421 KP)B. Zatrudnienie
Wniosek o urlop bezpłatnyB. Zatrudnienie
Wniosek o urlop szkoleniowyB. Zatrudnienie
Wniosek o urlop okolicznościowyB. Zatrudnienie
Dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności materialnejB. Zatrudnienie
Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnejB. Zatrudnienie
Umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowychB. Zatrudnienie
Umowa o zakazie konkurencji w trakcie zatrudnieniaB. Zatrudnienie
Dokumenty związane z telepracą/pracą zdalnąB. Zatrudnienie
Dokument związany z przyznaniem nagrody lub wyróżnieniaB. Zatrudnienie
Zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzeniaB. Zatrudnienie
Zgody na potrącenia składek związkowychB. Zatrudnienie
Zajęcia komornicze oraz korespondencja z komornikamiB. Zatrudnienie
Kopie wydawanych pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkachB. Zatrudnienie
Informacja o zmianie rachunku bankowegoB. Zatrudnienie
Wniosek dotyczący zmiany danych osobowychB. Zatrudnienie
Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej pracownikaB. Zatrudnienie
Oświadczenie o niekaralności pracownika, o ile pracodawca ma ustawową podstawę do przetwarzania takich danychB. Zatrudnienie
Zaświadczenie z KRK o niekaralności pracownika (o ile pracodawca ma ustawową podstawę do przetwarzania takich danych)B. Zatrudnienie
Wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślonyB. Zatrudnienie
Umowa o pracę na okres próbnyB. Zatrudnienie
Wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracyB. Zatrudnienie
Odpowiedź pracodawcy wniosek pracownika dot. zmiany umowy lub warunków pracy (art. 293 § 1 i 3 KP)B. Zatrudnienie
Wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracęB. Zatrudnienie
Odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika dot. przyczyn rozwiązania umowy (art. 294 § 3 i 4 KP)B. Zatrudnienie
Dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 KP)B. Zatrudnienie
Umowa o pracę na czas określonyB. Zatrudnienie
Umowa o pracę na czas nieokreślonyB. Zatrudnienie
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stronC. Zakończenie zatrudnienia
Świadectwo pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Potwierdzenie odbioru świadectwa pracy (zwrotka)C. Zakończenie zatrudnienia
Kopia informacji o okresie przechowywania i prawie do odbioru dokumentacji pracowniczejC. Zakończenie zatrudnienia
Dokument dotyczący niewypłacania ekwiwalentu za urlopC. Zakończenie zatrudnienia
Dokument związany z zajęciem wynagrodzeniaC. Zakończenie zatrudnienia
Wnioski dotyczące wydawania/sprostowania świadectwa pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Stanowisko pracodawcy dotyczące sprostowania świadectwa pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Kopia wyroku sądu dotyczącego sprostowania świadectwa pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Dokumenty związane ze zwolnieniem pracownika z przestrzegania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Wypowiedzenie umowy o pracę – pracownikC. Zakończenie zatrudnienia
Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownikaC. Zakończenie zatrudnienia
Potwierdzenie odbioru kopii dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownikaC. Zakończenie zatrudnienia
Wypowiedzenie umowy o pracę – pracodawcaC. Zakończenie zatrudnienia
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia – art. 52 KPC. Zakończenie zatrudnienia
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia – art. 53 KPC. Zakończenie zatrudnienia
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia – art. 55 KPC. Zakończenie zatrudnienia
Karta obiegowaC. Zakończenie zatrudnienia
Wnioski pracowników o dni na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzeniaC. Zakończenie zatrudnienia
Pisma dotyczące zwolnienia z obowiązku świadczenia pracyC. Zakończenie zatrudnienia
Wniosek o nałożenie kary porządkowejD. Kary
Decyzja pracodawcy co do wcześniejszego usunięcia kary porządkowejD. Kary
Dokument potwierdzający wysłuchanie pracownikaD. Kary
Odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkowąD. Kary
Sprzeciw od kary porządkowejD. Kary
Wniosek do zakładowej organizacji związkowej o zajęcie stanowiska w zakresie sprzeciwu pracownikaD. Kary
Stanowisko zakładowej organizacji związkowej dotyczące sprzeciwu pracownikaD. Kary
Stanowisko pracodawcy w odniesieniu do sprzeciwu pracownikaD. Kary
Kopia wyroku sądowego dotyczącego odwołania od kary porządkowejD. Kary
Wniosek związków zawodowych o usunięcie kary porządkowejD. Kary
Kontrola trzeźwości przez pracodawcę (art. 221c § 6 KP)E. Kontrole trzeźwości i podobne
Kontrola trzeźwości przez uprawniony organ (art. 221d § 10 KP)E. Kontrole trzeźwości i podobne
Kontrola na obecność środków podobnie działających do alkoholu – przez pracodawcę (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 KP)E. Kontrole trzeźwości i podobne
Kontrola na obecność środków podobnie działających do alkoholu – przez uprawniony organ (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 KP)E. Kontrole trzeźwości i podobne

Biblioteka – Stosunek pracy

Biblioteka typów dokumentów zawiera typy dokumentów wynikające z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (wraz z późniejszymi zmianami do 17.05.2023 r.).

W niniejszej części przedstawione są typy dokumentów dot. Stosunku pracy, części 1-4 (§ 6 w Rozporządzeniu).

Nazwa typu dokumentuFolder
Karta ewidencji czasu pracy1a. Ewidencja czasu pracy
Wyjście prywatne (art. 151 § 21 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Zwolnienie z pracy dot. wychowywania dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy (art. 142 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Stosowania systemu czasu pracy wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy (art. 140/1 § 1 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu rozpoczęcia pracy (art. 140/1 § 2 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148/1 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Ubieganie się i korzystanie z urlopu opiekuńczego (art. 173/1 KP)1b. Wnioski dot. czasu pracy
Dokument dotyczący stosowania zadaniowego czasu pracy1c. Dok. nadgodzin, dyżurów i zadaniowego czasu pracy
Uzgodnienie terminu innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym1c. Dok. nadgodzin, dyżurów i zadaniowego czasu pracy
Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych1c. Dok. nadgodzin, dyżurów i zadaniowego czasu pracy
Wniosek o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe1c. Dok. nadgodzin, dyżurów i zadaniowego czasu pracy
Polecenie pełnienia dyżuru1c. Dok. nadgodzin, dyżurów i zadaniowego czasu pracy
Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 KP)1d. Zgody dot. opieki nad dzieckiem i delegowania w ciąży
Zgoda na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 KP)1d. Zgody dot. opieki nad dzieckiem i delegowania w ciąży
Zgoda pracownika wychowującego dziecko do 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 KP)1d. Zgody dot. opieki nad dzieckiem i delegowania w ciąży
Wniosek o urlop wypoczynkowy2. Wnioski o urlop wypoczynkowy
Wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie2. Wnioski o urlop wypoczynkowy
Lista płac dot. wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń3. Listy płac i wnioski o wypłaty
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 KP)3. Listy płac i wnioski o wypłaty
Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej4. Odzież i obuwie robocze
Dokument wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży, obuwia i ich pranie oraz konserwację4. Odzież i obuwie robocze

Biblioteka – Inne typy

Biblioteka typów dokumentów Innych zawiera dodatkowe sekcje rekomendowane przez praktyków kadrowych do wykorzystania w eTeczce.

Uwaga: Specjalną kategorią Typu dokumentu jest „Raport ZUS RIA”. Przypisanie dokumentu tego typu do eTeczki Pracownika wpływa na skrócenie do 10 lat wyliczania okresu retencji jego dokumentów.

Nazwa typu dokumentuFolder
PIT-113. Podatkowe
Wniosek o nadanie klasy podatkowej za granicą3. Podatkowe
RMUA4. Ubezpieczeniowe
Upoważnienie do wniosku EKUZ4. Ubezpieczeniowe
Wniosek A1/US-554. Ubezpieczeniowe
Oświadczenie w sprawie ubezpieczenia za granicą4. Ubezpieczeniowe
Raport ZUS RIA 4. Ubezpieczeniowe
Inne9. Inne
Zaimportowany9. Inne
Czy artykuł był pomocny?
0 z 5 gwiazdek
5 gwiazdek 0%
4 gwiazdek 0%
3 gwiazdek 0%
2 gwiazdek 0%
1 gwiazdek 0%
5
Podziel się swoją opinią
Jak możemy ulepszyć ten artykuł?
Spis treści