Zarządzanie Dokumentami Pracowniczymi w Erze Cyfrowej: Przewodnik po Inteligentnych eTeczkach

Autor: eFOB

Opublikowano: 2024-05-26

Cześć! Dziś porozmawiamy o zarządzaniu dokumentami pracowniczymi w erze cyfrowej. To temat, który może wydawać się zawiły, ale nie martw się – rozpracujemy to razem! 

W dzisiejszych czasach, kiedy większość dokumentów przechowywanych jest elektronicznie, dobrze zarządzana eTeczka może być Twoim najlepszym przyjacielem. Ale co to właściwie jest ta eTeczka? Czy to po prostu wirtualne miejsce, w którym możesz przechowywać, organizować i zarządzać swoimi dokumentami online? 

Warto zwrócić uwagę na ważny aspekt prawny dotyczący eTeczki. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym prowadzenia akt osobowych pracowników, eTeczka musi spełniać określone wymagania. Platformy takie jak Google Drive czy SharePoint, choć wygodne i popularne, nie spełniają tych wymogów i nie mogą być uznawane za tego typu narzędzie. Rozporządzenie wymaga, aby eTeczka zapewniała integralność, poufność, dostępność i bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz aby istniały mechanizmy umożliwiające retencję dokumentów, audyt oraz import i eksport.  

Innymi słowy, prawdziwa eTeczka to nie tylko dowolne miejsce do przechowywania plików, ale specjalistyczne oprogramowanie zaprojektowane z myślą o spełnieniu tych wszystkich kryteriów. Dlatego ważne jest, aby wybierać narzędzia zgodne z obowiązującymi przepisami, które zapewnią odpowiedni poziom ochrony i zarządzania danymi. 

Dlaczego warto przejść do eTeczki? 

Pomyśl o tym: kiedyś, gdy potrzebowałeś odnaleźć ważny dokument, musiałeś przeszukiwać sterty papierów albo pytać się kolegów, czy widzieli go gdzieś na biurku. Teraz wszystko może być zorganizowane w jednym miejscu online. 

Inteligentne eTeczki to kolejny poziom tej technologii. Co to oznacza? To znaczy, że nie tylko przechowujesz dokumenty, ale również możesz korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak: 

  • Wyszukiwanie: Zapomnij o godzinach spędzonych na przeszukiwaniu starych dokumentów. W inteligentnej eTeczce możesz szybko znaleźć to, czego szukasz. 
  • Automatyzacja: Niektóre eTeczki potrafią automatycznie sortować dokumenty i przypisywać je do odpowiedniej części platformy. To oszczędza czas i zapobiega bałaganowi w dokumentacji. 
  • Bezpieczeństwo: Twoje dokumenty są chronione przed przypadkowym usunięciem lub dostępem niepowołanych osób. W razie potrzeby możesz również kontrolować, kto ma dostęp do konkretnych plików. 
  • Dostęp mobilny: Możesz przeglądać i zarządzać dokumentami z dowolnego miejsca za pomocą smartfonu lub tabletu. 
  • Skaner w aparacie do PDF: Skanuj dokumenty bezpośrednio za pomocą aparatu w telefonie i zapisuj je w formacie PDF. 
  • OCR (Optical Character Recognition): Skorzystaj z technologii rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów. 
  • Narzędzia do dzielenia/łączenia dokumentów PDF: Możesz dzielić duże pliki PDF na mniejsze części lub łączyć kilka dokumentów w jeden plik. 
  • Odbieranie i zapisywanie wniosków: Odbieraj wnioski od pracowników, które po akceptacji zapisujesz do eTeczki. 

Jak zastosować eTeczki w pracy? 

Okej, ale jak to wszystko można wykorzystać w praktyce? Oto kilka pomysłów: 

  • Zarządzanie zasobami ludzkimi: eTeczki ułatwiają przechowywanie dokumentów pracowniczych, takich jak CV, umowy czy oceny pracownicze, w sposób uporządkowany i bezpieczny. 
  • Zarządzanie umowami: Tworzenie eTeczek dla każdej umowy z współpracownikiem może ułatwić przechowywanie, dostęp i zarządzanie dokumentami związanymi z daną umową. Możesz w nich przechowywać kopie umów, korespondencję, faktury, dokumenty podpisane przez obie strony oraz inne dokumenty związane z daną transakcją. 
  • Dzielenie się dokumentami z współpracownikami: Za pomocą eTeczek możesz łatwo udostępniać dokumenty związane z projektem lub współpracą z innymi członkami zespołu. Możesz ustawić różne poziomy dostępu, co pozwoli na zarządzanie tym, kto ma dostęp do jakich dokumentów. 
  • Kontrola dokumentów podatkowych: W przypadku dokumentów podatkowych dla współpracowników, takich jak faktury, deklaracje podatkowe czy inne dokumenty finansowe, eTeczki mogą pomóc w ich bezpiecznym przechowywaniu i organizowaniu. Ponadto, mogą ułatwić audyt, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i mogą być łatwo odnalezione. 
  • Łatwe wyszukiwanie i dostępność: Dzięki eTeczkom możesz szybko wyszukiwać potrzebne dokumenty za pomocą funkcji wyszukiwania lub filtrowania. Nie trzeba przeszukiwać papierowych dokumentów lub różnych folderów na komputerze, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko utraty dokumentów.

Zarządzanie dokumentami pracowniczymi w erze cyfrowej nie musi być trudne ani nieprzyjemne. Dzięki inteligentnym eTeczkom możesz zapanować nad swoimi dokumentami i zwiększyć efektywność pracy. 

Tak więc, nie wahaj się – wypróbuj eTeczki i zobacz, jakie korzyści mogą przynieść Twojej pracy. To proste, wygodne i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, który możesz przeznaczyć na ważniejsze obowiązki w pracy. 

Jeśli szukasz platformy, która oferuje zaawansowane funkcje zarządzania dokumentami elektronicznymi, w tym importowanie, pobieranie, drukowanie oraz zarządzanie terminami przechowywania dokumentów, możesz zapoznać się z eFOB.

Przydatne funkcje

eFOB posiada wiele przydatnych funkcji, takich jak:

  • Zaawansowana wyszukiwarka: Możesz łatwo wyszukiwać zasoby po nazwie, numerze, statusie, dacie lub metatagach, co znacznie ułatwia odnalezienie potrzebnych dokumentów.
  • Komentarze i adnotacje: Dodawaj tagi i komentarze do dokumentów na różnych etapach ich cyklu życia, zapewniając lepszą organizację i zrozumienie.
  • Podpis elektroniczny: Wykorzystaj funkcję podpisu elektronicznego, w tym podpisu kwalifikowanego, co pozwala prowadzić cały proces gromadzenia dokumentacji w sposób elektroniczny, bez konieczności korzystania z papieru.
  • Elastyczna konfiguracja: Możesz tworzyć własne ścieżki akceptacji dla nowych dokumentów, dostosowując procesy do potrzeb Twojej organizacji.
  • Generator dokumentów: Przyspiesz tworzenie powtarzalnych dokumentów, takich jak umowy, wnioski czy zaświadczenia, korzystając z funkcji generatora dokumentów.

Wybór platformy do zarządzania dokumentami jest ważny dla efektywności i bezpieczeństwa pracy. Stworzona przez nas Inteligentna eTeczka Pracownika eFOB oferuje kompleksowe rozwiązania, które mogą znacznie ułatwić codzienne operacje związane z dokumentacją. Jeśli szukasz nowoczesnego narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami lub po prostu chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami. Zaprezentujemy Ci wszystkie funkcje i zapewnimy Ci dostęp testowy do platformy.

Testuj za darmo przez 14 dni

Najnowsze artykuły

Jak zmniejszyć koszty HR dzięki eTeczce pracownika?

Jak zmniejszyć koszty HR dzięki eTeczce pracownika?

Elektroniczna teczka pracownika to system elektroniczny służący do przechowywania i zarządzania dokumentacją pracowniczą, taką jak CV, umowy o pracę, świadectwa pracy i szkoleń, oceny pracownicze, wnioski pracownicze itp. Elektroniczna teczka pracownika w Polsce jest...

Dlaczego warto polubić OCR w kadrach?

Dlaczego warto polubić OCR w kadrach?

OCR to skrót od angielskiego terminu "Optical Character Recognition", czyli optyczne rozpoznawanie znaków. W działach HR i Kadr może okazać się niezwykle przydatne. Pozwala ono na automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi, takimi jak:...