Wdrożenie eTeczki to dziś jeden z kluczowych kroków w digitalizacji dokumentów HR i przejściu z papierowych akt osobowych na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Mimo że prawo od kilku lat pozwala prowadzić elektroniczne akta osobowe, wciąż zdecydowana większość firm trzyma dokumenty w segregatorach. Jednocześnie coraz więcej organizacji dostrzega korzyści z takiej zmiany: szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca, redukcja kosztów archiwum, większe bezpieczeństwo danych oraz zgodność z Kodeksem pracy i RODO. Poniżej znajdziesz spójny, praktyczny przewodnik, jak przygotować się do wdrożenia eTeczki, jak zaplanować digitalizację akt osobowych, jak wygląda proces od strony technicznej i prawnej oraz co, kiedy i gdzie zgłosić – w tym do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Od papieru do eTeczki – od czego zacząć?

Pierwszy krok to uświadomienie sobie, że digitalizacja akt osobowych nie jest tylko technicznym projektem IT, ale zmianą sposobu pracy całego działu kadr. W średniej wielkości firmie cały proces wdrożenia eTeczki – od analizy potrzeb, przez wybór systemu, digitalizację dokumentów, testy i szkolenia, aż po pełne uruchomienie – może zająć około 12–15 tygodni. Warto zacząć od etapu przygotowawczego: rozmów z działem HR, zarządem oraz działem prawnym, aby jasno określić, jakie typy dokumentów mają być prowadzone w postaci elektronicznej (akta osobowe części A, B, C, D, E oraz pozostała dokumentacja pracownicza: ewidencja czasu pracy, urlopy, płace, BHP). Jednocześnie trzeba upewnić się, że projekt będzie zgodny z przepisami RODO, Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej – najczęściej w tym miejscu pojawia się wsparcie działu prawnego oraz dostawcy systemu, który przedstawia stosowne certyfikaty zgodności.

Wybór systemu eTeczki i rola eTeczki eFOB

Kolejny etap to wybór narzędzia, w którym będą prowadzone elektroniczne akta osobowe. System eTeczka eFOB, opisywany w artykule, jest przykładem rozwiązania zaprojektowanego pod polskie prawo pracy, które przeszło niezależny audyt zgodności. Dobrze dobrana platforma eTeczki powinna zapewniać:

• • zgodność z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
  • wygodę obsługi dla działu kadr,
  • funkcje wspierające digitalizację dokumentów HR (np. podział dużego pliku PDF na pojedyncze dokumenty),
  • konfigurację typów dokumentów zgodnie z przepisami,
  • obsługę podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS – SES, AES oraz QES – wraz z integracją z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (Qualified Electronic Seal),
  • bezpieczeństwo danych (szyfrowanie, backupy, ścisła kontrola dostępu) oraz skalowalność przy rosnącej liczbie pracowników i dokumentów,
  • integracje z systemami kadrowo-płacowymi, narzędziami rekrutacyjnymi czy portalami pracowniczymi – wtedy eTeczka staje się centralnym elementem cyfrowego HR.

Porządkowanie papierowej dokumentacji przed skanowaniem

Zanim pojawi się skaner, trzeba odrobić „pracę domową” w archiwum. Przy digitalizacji akt osobowych kluczowe jest staranne uporządkowanie każdej teczki pracownika. Oznacza to przejrzenie wszystkich dokumentów, usunięcie zszywek, spinaczy, foliowych koszulek oraz ułożenie dokumentów chronologicznie w częściach A, B, C i D zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem. To na tym etapie zespół HR spędza najwięcej czasu, ale to właśnie tutaj buduje się jakość przyszłej elektronicznej dokumentacji pracowniczej – jeżeli teczka na papierze jest chaotyczna, przeniesiony do systemu bałagan tylko utrudni pracę. Samo skanowanie warto organizować tak, aby dokumentacja jednego pracownika była skanowana w jednej sesji, najlepiej przy użyciu skanera z automatycznym podajnikiem i funkcją wielostronicowego skanu do jednego pliku PDF. Później, już w systemie eTeczki, taki plik jest dzielony na pojedyncze dokumenty.

Forma a postać dokumentu – kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany?

Przy wdrażaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej trzeba odróżnić dwie kwestie: formę dokumentu i jego postać. Kodeks pracy w niektórych przypadkach wymaga zachowania formy pisemnej, na przykład przy umowie o pracę, umowie o zakazie konkurencji czy zgodzie na dobrowolne potrącenia. W świecie elektronicznym oznacza to konieczność zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego (po stronie pracownika i pracodawcy, jeśli obie strony składają oświadczenia). Z kolei wiele innych dokumentów i wniosków – jak liczne wnioski urlopowe, o pracę zdalną, część wniosków rodzicielskich czy informacja o warunkach zatrudnienia – wymaga już tylko zachowania postaci elektronicznej, a nie formy pisemnej. Można je więc składać i akceptować za pomocą systemu, portalu pracowniczego lub e-maila, bez konieczności korzystania z kwalifikowanych podpisów po obu stronach. Dobrze zaprojektowany system eTeczki, musi więc obsłużyć oba scenariusze: przechowywać dokumenty podpisane kwalifikowanie i jednocześnie pozwalać na wygodne zarządzanie dokumentami, które wymagają jedynie postaci elektronicznej.¹

Tabela: Dokumentacja papierowa vs eTeczka

Bezpieczeństwo, RODO i retencja dokumentów

Przepisy RODO oraz rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej nakładają na systemy eTeczki konkretne wymogi w zakresie bezpieczeństwa i rozliczalności. System powinien zapewniać poufność danych (ochrona przed nieuprawnionym dostępem), integralność (ochrona przed nieuprawnioną zmianą) oraz ich dostępność. W praktyce oznacza to konieczność stosowania ścisłej kontroli dostępu opartej na rolach, rejestrowania wszystkich zmian i odczytów, możliwości wyszukiwania dokumentów po metadanych, regularnego tworzenia kopii zapasowych oraz przygotowania planu ciągłości działania.

Więcej o bezpieczeństwie w eTeczce eFOB: https://www.efob.pl/czy-e-teczka-efob-jest-bezpieczna-sprawdz-jak-dziala-szyfrowanie-backupy-i-zgodnosc-z-rodo/

Istotnym elementem jest też kwestia retencji dokumentów – czyli okresów przechowywania akt. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okres zatrudnienia, a następnie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla starszych okresów obowiązują zasady 10- lub 50-letnie, w zależności od tego, czy zostały przekazane do ZUS raporty informacyjne. System taki jak eTeczka eFOB ma wbudowaną obsługę retencji zgodnej z prawem – automatycznie pilnuje terminów przechowywania dokumentów, przypomina o zbliżających się okresach usunięcia i pomaga zachować zasadę minimalizacji danych wymaganą przez RODO.

Więcej szczegółów oraz oficjalne informacje znajdują się na stronie gov.pl pod linkiem https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe

Zgłoszenie zmiany formy prowadzenia dokumentacji do PIP

Jednym z ważnych elementów przygotowania do wdrożenia eTeczki jest dopełnienie formalności wobec Państwowej Inspekcji Pracy. Przekształcenie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną wymaga oficjalnego zgłoszenia do PIP, wynikającego z art. 94¹¹ Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek poinformować inspekcję o zmianie w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.

Nie ma szczegółowo określonego wzoru takiego zgłoszenia, ale praktyką jest forma pisemna – wysłana listem poleconym lub dostarczona osobiście do właściwego okręgowego inspektoratu pracy.

Zgłoszenie powinno zawierać:

• • dane pracodawcy (nazwę, adres, NIP, REGON),
  • informację o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną,
  • datę rozpoczęcia prowadzenia dokumentów w postaci elektronicznej,
  • potwierdzenie, że dokumentacja elektroniczna będzie prowadzona zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej – w tym dotyczącymi poufności, integralności, kompletności i dostępności.

Na końcu dokumentu powinien znaleźć się podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Warto przy tym pamiętać, że cyfryzacja akt osobowych wiąże się również z gotowością na ewentualną kontrolę PIP. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: https://www.efob.pl/elektroniczna-dokumentacja-a-kontrola-pip-czy-twoja-firma-jest-gotowa-na-eteczki-i-cyfrowe-akta-osobowe/

Co z papierowymi aktami po wdrożeniu eTeczki?

Po zakończeniu digitalizacji akt osobowych i formalnym przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą pracownicy mają prawo do odbioru swoich papierowych akt. Pracodawca powinien zorganizować ten proces tak, aby zatrudnione osoby miały realną możliwość odebrania dokumentacji w dogodnym terminie – przepisy wskazują, że trzeba dać na to co najmniej 30 dni. Jeżeli po upływie wyznaczonego terminu pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca może ją zniszczyć na podstawie art. 94¹⁰ Kodeksu pracy. Przepisy nie wymagają jednak natychmiastowego zniszczenia – w uzasadnionych przypadkach pracodawca może zdecydować się na dalsze przechowywanie zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej, o ile zachowana jest zgodność z przepisami o ochronie danych i retencji.

Nowa firma bez papieru – eTeczka od pierwszego dnia

Szczególnie uprzywilejowaną pozycję mają nowe firmy, które dopiero zaczynają działalność. Nie mają one archiwum, które trzeba digitalizować, bo od pierwszego dnia mogą prowadzić elektroniczne akta osobowe. W ich przypadku wdrożenie eTeczki polega przede wszystkim na wyborze odpowiedniego systemu (np. eTeczka eFOB), skonfigurowaniu struktury dokumentacji (części A–E, podfoldery tematyczne) oraz zaprojektowaniu procesów od razu „w wersji cyfrowej”. Umowa o pracę może być przygotowana i przechowywana elektronicznie, w zależności od trybu: podpisana w biurze, a następnie zeskanowana i opatrzona kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy, przy jednoczesnym przekazaniu oryginału pracownikowi, lub podpisana zdalnie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego po obu stronach. Kwestionariusze osobowe, zgłoszenia do ZUS, oświadczenia podatkowe czy wnioski urlopowe mogą być od razu wprowadzane w postaci elektronicznej, bez przechodzenia przez papier.

Przy zakończeniu współpracy z pracownikiem eTeczka eFOB ułatwia wystawienie i przekazanie świadectwa pracy w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem oraz wydanie na wniosek pracownika kopii dokumentacji w formie zgodnej z rozporządzeniem – jako pakiet dokumentów wraz z plikami metadanych XML, skompresowany i opatrzony kwalifikowaną pieczęcią.

Wdrożenie eTeczki oczami HR – wysiłek na starcie, codzienna ulga

Z perspektywy zespołu HR wdrożenie eTeczki może na początku wyglądać jak ogrom dodatkowej pracy: trzeba zdigitalizować archiwum, zmienić procedury, przeszkolić menedżerów i pracowników, zintegrować system z istniejącą infrastrukturą IT, zadbać o zgodność z przepisami, a wszystko to w stosunkowo krótkim czasie. Jednak już w pierwszych tygodniach po uruchomieniu systemu dział kadr zaczyna odczuwać realne, codzienne korzyści. Kończą się wycieczki do archiwum i żmudne szukanie teczek – dokumenty są dostępne w kilka kliknięć. Audyty przestają być źródłem stresu, bo zamiast kompletowania setek papierowych akt można udostępnić audytorowi odpowiednie dane w wersji elektronicznej.

Dzięki automatyzacji i spójności danych w eTeczce jest mniej pomyłek i niespójności w dokumentach, a nowi pracownicy HR szybciej uczą się systemu i przejmują obowiązki. Praca z nowoczesnym rozwiązaniem takim jak eTeczka eFOB rozwija kompetencje cyfrowe, ułatwia pracę zdalną i hybrydową oraz przekłada się na wyższą satysfakcję z pracy. W efekcie wdrożenie elektronicznych akt osobowych to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale przede wszystkim inwestycja w wygodę i efektywność codziennej pracy działu kadr.

Podsumowanie

Podsumowując – przygotowanie do wdrożenia eTeczki obejmuje analizę potrzeb, wybór zgodnego z prawem systemu, uporządkowanie i zeskanowanie papierowych akt, poświadczenie ich zgodności z oryginałem, nadanie metadanych, konfigurację struktury elektronicznej dokumentacji pracowniczej, zgłoszenie zmiany formy do PIP oraz uregulowanie kwestii papierowych akt i retencji. Choć pierwszy etap to spory wysiłek organizacyjny, dobrze przeprowadzone wdrożenie eTeczki zamienia dział HR w nowoczesne, cyfrowe centrum zarządzania dokumentacją, a nie w „papierowe archiwum”.

¹Art. 29 § 2 Kodeksu pracy https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-29

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy eTeczka jest obowiązkowa?

Nie, lecz elektroniczna dokumentacja jest równoważna z papierową i ułatwia pracę HR.

2. Czy wszystkie akta trzeba zeskanować?

Nie. Przechodząc na eTeczkę, nie ma obowiązku jednorazowego zeskanowania całego archiwum. Elektronizację można wdrażać etapowo – np. tylko dla nowych pracowników, wybranych działów albo stopniowo według przyjętego planu.

3. Czy można prowadzić dokumentację częściowo papierowo, częściowo elektronicznie?

Tak, ale z jednym ograniczeniem. Dla danego pracownika każdy konkretny zbiór dokumentacji (np. akta osobowe, dokumentacja urlopowa) musi być prowadzony w jednej postaci – papierowej albo elektronicznej. Nie można mieszać form w obrębie jednego zbioru, ale można prowadzić różne zbiory w różnych formach.

4. Jak długo przechowuje się eTeczki?

Zwykle 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla dokumentacji po 2019 r.).

5. Czy PIP akceptuje eTeczki?

Tak — pod warunkiem zgodności systemu z rozporządzeniem i RODO.