Jakie są początkowe wydatki cyfrowej transformacji?
 

Cyfryzacja akt osobowych to proces złożony i wieloetapowy. Wiąże się z różnymi wydatkami, które mogą być szczególnie widoczne na etapie wdrożenia systemu.

Dostosowanie procesów
Jednym z najważniejszych elementów transformacji jest przeszkolenie zespołu i wdrożenie nowych procedur. To przede wszystkim koszt czasowy – trudny do wycenienia, ale nieunikniony. Pracownicy muszą nauczyć się korzystać z nowych narzędzi, co oznacza przeprowadzenie szkoleń i warsztatów. Proces adaptacji może potrwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.

Digitalizacja akt
Przekształcenie akt papierowych w formę cyfrową jest kluczowym etapem transformacji. Im większa firma, tym większy koszt związany z digitalizacją. Należy uwzględnić czas pracowników lub koszty outsourcowania tego zadania do zewnętrznych firm specjalizujących się w archiwizacji dokumentów. W niektórych przypadkach może być konieczne stworzenie dedykowanego zespołu do realizacji tego zadania.

System podpisu elektronicznego
Wiele procesów kadrowych wymaga stosowania podpisu elektronicznego. Pracodawca potrzebuje podpisu kwalifikowanego do zatwierdzania umów oraz potwierdzania zgodności zdigitalizowanych dokumentów z oryginałami. Inwestycja w certyfikowane narzędzia to kolejny koszt oraz wdrożenie.

Zakup i utrzymanie platformy
Wdrożenie eTeczki wiąże się również z wydatkiem w postaci zakupu i utrzymania platformy. Przechowywanie akt osobowych w formie cyfrowej jest ściśle regulowane, dlatego w większości przypadków bardziej opłacalne jest wybranie sprawdzonego dostawcy z bezpiecznym i certyfikowanym rozwiązaniem niż inwestowanie dodatkowych środków w budowę własnej infrastruktury.

Jakie korzyści finansowe i organizacyjne przynosi eTeczka?
 

Mimo początkowych inwestycji, korzyści wynikające z wdrożenia eTeczki są liczne i długoterminowe.

Oszczędność czasu
Czas poświęcony na transformację cyfrową zwróci się w kolejnych miesiącach i latach. Wdrożenie eTeczki znacząco przyspiesza wiele procesów kadrowych. Tworzenie dokumentów, wniosków czy pakietów onboardingowych sprowadza się do kilku kliknięć. Dzięki dostępowi do akt osobowych z dowolnego miejsca, pracownicy działu HR mogą efektywniej zarządzać dokumentami nawet w zespołach pracujących zdalnie, hybrydowo lub zmianowo.

Automatyzacja procesów kadrowych
Wdrożenie podpisu elektronicznego pozwala na skrócenie niektórych procesów do zera. Pracownik samodzielnie inicjuje proces, wypełnia dokument i podpisuje go elektronicznie, a system automatycznie zapisuje go we właściwej części eTeczki. To eliminacja konieczności ręcznego podpisywania, drukowania i skanowania dokumentów, co prowadzi do realnych oszczędności.

Redukcja kosztów przechowywania dokumentów
Tradycyjne, papierowe archiwa to nie tylko zajęcie cennej przestrzeni biurowej, ale także koszty zakupu szaf, teczek i materiałów biurowych. Dzięki eTeczce można całkowicie zrezygnować z papierowej dokumentacji. Pomieszczenia dotychczas przeznaczane na przechowywanie dokumentów można zagospodarować na inne cele – mogą posłużyć jako chill room dla pracowników, dodatkowa sala konferencyjna lub przestrzeń do spotkań i relaksu. Każda z tych opcji brzmi lepiej niż archiwum pełne papierów.

Zwiększenie bezpieczeństwa i kontrola dostępu
W dobie RODO pełna kontrola dostępu do danych osobowych jest kluczowa. Tradycyjne archiwa papierowe nie zapewniają szczegółowego audytu dostępu. W eTeczce można natomiast sprawdzić, kto i kiedy otwierał dany dokument. System pozwala również nadawać różne poziomy uprawnień – dostęp do eTeczki pracownika nie oznacza automatycznego dostępu do wszystkich jej części. To minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych.

Ograniczenie błędów ludzkich
Cyfrowa transformacja zmniejsza ryzyko błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych czy zarządzaniem papierową dokumentacją. Systemy cyfrowe mogą automatycznie przypominać o terminach, wysyłać powiadomienia o zaległych zadaniach i zapewniać spójność danych.

Podsumowanie

Cyfrowa transformacja w obszarze akt osobowych to inwestycja, która zwraca się w postaci bezpieczniejszych, szybszych i wygodniejszych procesów kadrowych. Eliminacja papierowych akt pozwala odzyskać cenną przestrzeń biurową i przeznaczyć ją na bardziej efektywne cele. Co więcej, automatyzacja i usprawnienie obiegu dokumentów przynosi długoterminowe korzyści finansowe i organizacyjne.

Czy eTeczka to przyszłość? Bez wątpienia tak. Im szybciej firma zdecyduje się na cyfrową transformację, tym szybciej zacznie czerpać z niej korzyści.