Forma i postać dokumentacji:

• Dzisiaj (akta papierowe): Dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe, jest prowadzona i przechowywana w formie fizycznej, w segregatorach lub teczkach. Wymaga to fizycznego przechowywania dokumentów, ich archiwizacji i zabezpieczania przed zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): Dokumentacja jest prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej. Oznacza to, że dokumenty są skanowane, zapisywane w formatach cyfrowych (np. PDF) i przechowywane w systemach teleinformatycznych. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego (skanu) dokumentu, opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Podpisywanie dokumentów:

• Dzisiaj (akta papierowe): Dokumenty są podpisywane odręcznie. Wymaga to fizycznego złożenia podpisu na papierowym dokumencie.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): Dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, co ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Dopuszczalne jest również użycie podpisu biometrycznego. W przypadku dokumentów, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, podpisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracownika jest równoważne ze złożeniem oświadczenia woli w formie pisemnej.

Sposób archiwizacji i przechowywania:

• Dzisiaj (akta papierowe): Dokumenty są przechowywane fizycznie w segregatorach, teczkach, w specjalnie zabezpieczonych pomieszczeniach. W przypadku zmiany pracodawcy, dokumentacja jest przekazywana nowemu pracodawcy w formie fizycznej.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): Dokumentacja jest przechowywana w systemach teleinformatycznych. Przenoszenie dokumentacji do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru danych i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej, co oznacza, że obie formy mają taką samą moc prawną.

Dostępność i udostępnianie dokumentów:

• Dzisiaj (akta papierowe): Dostęp do dokumentacji wymaga fizycznego dostępu do archiwum, a wydanie kopii dokumentów często wiąże się z koniecznością ręcznego kopiowania.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): Dostęp do dokumentacji jest możliwy za pośrednictwem systemów informatycznych, z odpowiednimi uprawnieniami. Udostępnianie kopii dokumentów może odbywać się elektronicznie lub poprzez wydruk, z zachowaniem odpowiednich metadanych i podpisu potwierdzającego zgodność z dokumentacją.

Wnioski i oświadczenia pracowników:

• Dzisiaj (akta papierowe): Większość wniosków i oświadczeń pracowników jest składana w formie papierowej.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): Wiele wniosków i oświadczeń może być składanych w formie elektronicznej, co ułatwia i przyspiesza proces. Niektóre przepisy KP wymagają formy pisemnej dla niektórych wniosków, jednak wnioski podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym są traktowane jako złożone w formie pisemnej. W przypadku dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, można prowadzić część dokumentacji elektronicznie, a część papierowo.

Bezpieczeństwo danych:

• Dzisiaj (akta papierowe): Dokumenty papierowe są podatne na uszkodzenia, zniszczenie i dostęp osób niepowołanych.
• Po wdrożeniu eTeczki (cyfrowo): W systemach elektronicznych stosuje się zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie, pseudonimizacja i kontrola dostępu, co ma na celu ochronę danych przed nieautoryzowanym dostępem. Dodatkowo, systemy elektroniczne muszą być odporne na incydenty techniczne i fizyczne, zapewniając szybkie przywrócenie danych.

Zgodność z RODO:

• W obu przypadkach (papierowym i cyfrowym) należy przestrzegać zasad RODO. Przetwarzanie danych musi być zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste, a dane powinny być zbierane w konkretnych celach i nieprzetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji wymaga przeprowadzenia analizy ryzyka i, w zależności od wyniku, oceny skutków dla ochrony danych (OSOD).

Inne zmiany:

• Ograniczenie papieru: Wdrożenie e-teczki ma na celu zminimalizowanie ilości dokumentów papierowych. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić miejsce, czas i koszty związane z przechowywaniem dokumentacji w formie fizycznej.
• Szybszy obieg dokumentów: Elektroniczna dokumentacja umożliwia szybszy obieg dokumentów i łatwiejszy dostęp do nich dla upoważnionych osób.
• Ułatwienia dla pracy zdalnej: E-teczki ułatwiają zatrudnianie i obsługę pracowników pracujących zdalnie, eliminując konieczność przesyłania dokumentów w formie papierowej. Wiele oświadczeń i wniosków związanych z pracą zdalną może być składanych w formie elektronicznej.
• Metadane: W systemach elektronicznych stosuje się metadane, które ułatwiają wyszukiwanie, kontrolę i długoterminowe przechowywanie dokumentacji. Metadane opisują dokumenty, co ułatwia zarządzanie nimi.
  Weryfikacja tożsamości przy wydawaniu dokumentacji: W przypadku wydawania dokumentacji pracowniczej, np. rodzinie zmarłego pracownika, należy zweryfikować uprawnienia do odbioru dokumentacji, okazując np. akt stanu cywilnego.

Podsumowanie różnic w formie tabeli:

Wdrożenie cyfrowej e-teczki wiąże się z licznymi korzyściami, takimi jak oszczędność czasu, kosztów i zwiększenie efektywności pracy działów HR. Warto jednak pamiętać o konieczności zapewnienia bezpieczeństwa danych i przestrzegania przepisów prawa, w tym RODO.

Bibliografia:
https://www.ksiegarnia.beck.pl/21892-elektronizacja-dokumentacji-pracowniczej-aspekty-prawa-pracy-it-i-rodo-lukasz-prasolek

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200001320