Wspólnie z firmą Pergamin oraz Digital HR, mieliśmy przyjemność powadzić webinar poświęconym cyfrowej transformacji procesów HR – w szczególności podpisowi elektronicznemu, elektronicznej teczce pracowniczej (eTeczce) i integracji obu tych rozwiązań. Jako HRobots, zaprezentowaliśmy nasze praktyczne podejście do digitalizacji dokumentacji pracowniczej, które znacząco usprawnia pracę działów personalnych w firmach każdej wielkości.
Poniżej przedstawiamy kluczowe wnioski, nowinki i praktyczne porady, które padły podczas spotkania – z naciskiem na korzyści dla klientów oraz efekty wynikające ze współpracy HRobots i Pergaminu.
Nowoczesny HR – czas na automatyzację
Digitalizacja w HR to coś więcej niż zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne – to zmiana całej filozofii zarządzania danymi pracowników. Współczesne rozwiązania, takie jak eTeczka eFOB i platforma Pergamin, umożliwiają kompleksowe podejście do procesu zatrudniania, podpisywania dokumentów, przechowywania i zarządzania teczkami pracowniczymi.
Podczas webinaru podkreślano, że wdrożenie eTeczki powinno być etapowe i dobrze zaplanowane. Zalecane jest, by zaczynać od nowych pracowników, sukcesywnie rozszerzając system na pozostałą kadrę. Teczki wydawane są za pokwitowaniem, a nieodebraną dokumentację należy odpowiednio zutylizować – oczywiście z zachowaniem zgodności z obowiązującymi przepisami.
Rodzaje podpisów elektronicznych i ich znaczenie w HR
Podczas spotkania szczegółowo omówiono rodzaje podpisów elektronicznych według eIDAS:
- Podpis zwykły – wystarczający do oświadczeń bez wymogu formy pisemnej.
- Podpis zaawansowany (AES) – np. podpis z e-dowodu; nie zawsze spełnia wymogi formalne w Polsce.
- Podpis kwalifikowany (QES) – równoważny podpisowi własnoręcznemu, wymagany m.in. przy umowach o pracę.
W Polsce podpis kwalifikowany musi zawierać numer PESEL, mimo że nie jest to wymóg unijny. Podpis ten stanowi podstawę przy dokumentach wymagających formy pisemnej – jak umowy o pracę, przeniesienie praw autorskich, czy dokumenty dla ZUS i urzędów.
Warto także zaznaczyć, że podpisy biometryczne lub te wykorzystujące e-dowód nie są podpisami kwalifikowanymi – co rodzi pewne ograniczenia prawne, szczególnie w kontekście Kodeksu pracy.
Podpisy w eTeczce
Nowością jest możliwość podpisywania dokumentów tymi właśnie rodzajami podpisów bezpośrednio w eTeczce. System został zintegrowany z narzędziami takimi jak:
- Pergamin i Signius – wspierające zarówno QES, jak i AES,
- KIR – dla podpisów kwalifikowanych,
- DocuSign, AdobeSign, Autenti i mObywatel – obsługujące podpisy zaawansowane.
Dzięki temu możliwe jest sprawne i zgodne z przepisami podpisywanie dokumentów kadrowych – bez wychodzenia z systemu.
eFOB – bezpieczna i zautomatyzowana eTeczka
eTeczka umożliwia nie tylko archiwizację dokumentacji pracowniczej, ale również automatyzację całego procesu – od generowania, przez weryfikację, po eksport zgodny z wymaganiami prawa.
Wśród funkcji eTeczki eFOB omówionych podczas webinaru znalazły się:
- Generator dokumentów (z formatu doc) z możliwością integracji z obiegiem dokumentów.
- Automatyczne rozpoznawanie i przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii i pracowników.
- Podpisywanie za zgodność z oryginałem bez konieczności odręcznego podpisu.
- Eksport z metadanymi – zgodny z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.
- Zgodność z wymogami prawnymi: formaty plików, jakość skanów, identyfikatory dokumentów itp.
Integracja: Pergamin + eFOB
Jednym z najważniejszych aspektów webinaru była prezentacja integracji systemów Pergamin i eFOB. Dzięki niej:
- Dokumenty podpisywane w Pergaminie trafiają automatycznie do eTeczki.
- Z poziomu eTeczki możliwe jest podpisanie dokumentów pieczęcią kwalifikowaną (w przypadku skanów).
- Cały proces – od wygenerowania umowy do jej archiwizacji – może odbywać się w pełni cyfrowo, bez udziału papieru.
Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość podpisywania dokumentów jednostronnych przez pracodawcę przy użyciu podpisu kwalifikowanego i wysyłki ich do pracownika w formie elektronicznej – np. poprzez link generowany przez system.
Pieczęć vs. Podpis – kiedy co stosować?
W trakcie dyskusji często pojawiało się pytanie o różnice między pieczęcią kwalifikowaną a podpisem kwalifikowanym. W skrócie:
- Podpis jest przypisany do osoby fizycznej (w Polsce z PESELem) – służy do składania oświadczeń woli.
- Pieczęć jest przypisana do organizacji – służy do potwierdzania autentyczności dokumentów, zwłaszcza skanów.
Pieczęć nie zastąpi podpisu, ale może znacząco przyspieszyć digitalizację dużej ilości dokumentów. Można ją także zautomatyzować, np. poprzez boty. W organizacjach, gdzie nie wszyscy pracownicy HR mają podpisy kwalifikowane, zastosowanie pieczęci to realna oszczędność czasu i kosztów.
Podsumowanie
Webinar był doskonałą okazją, by przyjrzeć się obecnym standardom i wymogom prawnym dotyczącym elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Dzięki integracji systemów Pergamin i eFOB możliwe jest efektywne, zgodne z przepisami i komfortowe zarządzanie dokumentami w HR.
Wdrożenie tych rozwiązań pozwala na:
- znaczną oszczędność czasu i kosztów,
- zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji,
- usprawnienie procesów zatrudnienia i archiwizacji,
- spełnienie wszystkich wymogów prawnych dotyczących podpisów i e-archiwizacji.
