Przechowywanie i usuwanie dokumentacji HR stało się jednym z najbardziej wrażliwych tematów w organizacjach, które przechodzą transformację cyfrową. Przepisy prawa wymagają nie tylko archiwizacji dokumentów, ale również ustawowego usuwania ich po określonym czasie. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia przemyślanych polityk retencyjnych. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak długo przechowywać e-dokumenty w HR, jak skutecznie je usuwać oraz jak pomaga w tym moduł retencji w eTeczce eFOB.
Polityka retencji w HR – co to jest?
Polityka retencji danych to zestaw zasad regulujących czas przechowywania danych w organizacji oraz procedury ich bezpiecznego usuwania po upływie tego czasu. W systemach HR polityki te mają kluczowe znaczenie, ponieważ dane osobowe pracowników i kandydatów są szczególnie wrażliwe.
Dobrze zaprojektowana polityka retencji:
- określa czas przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
- umożliwia automatyczne oznaczanie dokumentów do usunięcia po upływie tego okresu,
- wspiera zgodność z RODO i innymi regulacjami dotyczącymi prywatności,
- zmniejsza ryzyko przechowywania zbędnych danych, co może prowadzić do konsekwencji prawnych.
W kontekście systemów cyfrowych, jak eTeczka eFOB, polityki retencji są często zautomatyzowane, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją kadrową i eliminuje ryzyko błędu ludzkiego.
Podstawy prawne retencji e-dokumentów w HR
Zasady przechowywania i usuwania dokumentów regulują przede wszystkim:
- Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r.
- RODO (GDPR)
Nowe przepisy dzielą okres przechowywania akt osobowych na dwa scenariusze:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, jeżeli pracodawca przekazał do ZUS raporty informacyjne (ZUS RIA).
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, a także dla tych, których dokumentacja nie została zgłoszona zgodnie z nowym trybem.
W praktyce oznacza to, że czas przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia i obowiązków sprawozdawczych pracodawcy. Po upływie wymaganego okresu, dokumenty należy usunąć zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
Cyfrowe niszczenie danych – jak to działa?
W przeciwieństwie do tradycyjnego niszczenia papierowych dokumentów, cyfrowe niszczenie danych wymaga zastosowania technologii zapewniających trwałe, nieodwracalne usunięcie informacji. W zależności od systemu IT i zastosowanej architektury, stosowane są różne metody, np.:
- Nadpisywanie danych – dane są nadpisywane losowymi ciągami bitów, co uniemożliwia ich odzyskanie.
- Bezpieczne kasowanie (secure erase) – specjalistyczne funkcje sprzętowe lub oprogramowanie umożliwia trwałe wymazanie plików z dysku.
- Usuwanie logiczne w systemach chmurowych – dane są oznaczane jako “do usunięcia”, a następnie fizycznie usuwane w procesie zbiorczym przez dostawcę usług IT.
Co ważne, zgodnie z wymogami RODO, usunięcie danych musi być:
- skuteczne i nieodwracalne,
- udokumentowane – np. przez rejestr usunięć lub dzienniki audytowe,
- zgodne z podstawą prawną – nie można usuwać danych, jeśli wciąż istnieje obowiązek ich przechowywania (np. przez czas trwania sprawy sądowej lub audytu).
Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – może nieść za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe. Pracodawca, który nie przechowuje dokumentów zgodnie z obowiązującym okresem retencji, może narazić się na kary administracyjne, sankcje ze strony PIP (Państwowej Inspekcji Pracy), a także na roszczenia ze strony pracowników w przypadku sporu o ustalenie okresu zatrudnienia, wynagrodzenia czy świadczeń emerytalnych. Szczególnie istotne są również konsekwencje wynikające z RODO – w razie naruszenia zasad ochrony danych osobowych, w tym nieuprawnionego przetwarzania lub przechowywania danych zbyt długo, Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć kary finansowe sięgające nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważne jest wdrożenie jasnych procedur oraz narzędzi wspierających prawidłowe zarządzanie dokumentacją, takich jak eTeczka eFOB.
Retencja dokumentów w eTeczce eFOB – jak działa?
eTeczka eFOB posiada zaawansowany moduł retencji dokumentów, który pozwala w pełni automatyzować zasady retencji, zgodnie z polskim prawem.
Najważniejsze funkcjonalności:
1) Automatyczne przypisywanie okresów retencji:
- Na poziomie folderów oraz typów dokumentów,
- Możliwość definiowania własnych okresów dla dokumentów niestandardowych,
- System automatycznie rozpoznaje kategorię i stosuje ustawowe okresy przechowywania.
2) Zaokrąglanie daty retencji:
- Liczenie od końca roku kalendarzowego lub początku kolejnego roku.
3) Termin na usunięcie:
- Możliwość ustawienia dodatkowego czasu na fizyczne usunięcie po wymaganym okresie.
4) Automatyzacja procesu usuwania:
- Po upłynięciu okresu retencji dokument kwalifikuje się do automatycznego usunięcia lub anonimizacji.
- Możliwe jest także wykonanie anonimizacji bezpośrednio z poziomu systemu.
5) Wgląd w audyt usunięcia:
- Rejestr przeprowadzonych usunięć wraz z datą i informacją o osobie wykonującej akcję.
Hierarchia ustawień retencji
- Najpierw system sprawdza ustawienia dla typu dokumentu,
- Jeśli nie ma – przechodzi do folderu,
- W dalszej kolejności do folderów nadrzędnych.
Pozwala to uniknąć przypadkowego przechowywania dokumentów dłużej niż to konieczne oraz minimalizuje ryzyko błędu poprzez automatyczne przypominanie i planowanie działań.
Dzięki zastosowanym rozwiązaniom w eTeczce eFOB:
- użytkownik nie musi samodzielnie śledzić terminów przechowywania,
- dokumenty po upływie okresu retencji są oznaczane do usunięcia,
- cały proces jest zgodny z przepisami i audytowalny.
Moduł retencji w eTeczce działa w oparciu o szczegółowe zasady opisane tutaj:
👉 Retencja dokumentów i podstawy prawne
eFOB wykonuje regularne kopie zapasowe wszystkich dokumentów i danych, co minimalizuje ryzyko utraty informacji na skutek awarii sprzętu, błędu ludzkiego czy ataku ransomware. Dane mogą być szybko przywrócone, co gwarantuje ciągłość działania procesów HR w każdej sytuacji.
Zarządzanie retencją dokumentów HR nie musi być trudne — klucz to automatyzacja i zgodność z przepisami. Dzięki eTeczce eFOB Twoja organizacja może mieć pewność, że każdy dokument trzyma się właściwych ram czasowych, a proces usuwania jest bezpieczny, zautomatyzowany i pod pełną kontrolą.
Podsumowanie
Archiwizacja e-dokumentów to dziś nie tylko wygoda, ale również obowiązek wynikający z przepisów prawa. Dla pracodawców oznacza to konieczność nie tylko przechowywania danych przez określony czas, ale także ich bezpiecznego i zgodnego z RODO usuwania. Systemy takie jak eTeczka eFOB znacznie upraszczają te procesy dzięki automatyzacji polityk retencji i funkcjom cyfrowego niszczenia danych.
Dzięki temu, firmy mogą skupić się na swojej działalności, mając pewność, że zarządzanie dokumentacją kadrową jest realizowane zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.
