Centrum Pomocy
< Wszystkie

Ustawienia typów dokumentów i folderów eTeczki

Zarządzanie folderami i typami dokumentów dostępne jest w sekcji Administracja. Z tego poziomu użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą dodawać, usuwać oraz zarządzać ustawieniami folderów i typów dokumentów.

Ustawienia folderów globalnych

Ustawienia folderów dostępne są w sekcji Administracja -> Słowniki

Z lewej strony okna Słowników znajdują się filtry dostępnych Słowników: Foldery, Projekty, Klienci

Po wybraniu opcji Foldery i statusu Wszystkie wyświetli się lista utworzonych folderów.

 

Rys 1. Lista folderów

W oknie edycji folderu widoczne są wszystkie dane:

1. Dane podstawowe

  • Status
  • Nazwa – pole wymagane z opcją ustawień językowych
  • Folder nadrzędny
  • Kod systemowy
  • Kod folderu
  • Rodzaj dokumentacji w eksporcie eTeczki
  • Czy domyślny
  • Czy systemowy
  • Czy można przenieść
  • Czy można tworzyć podfoldery
  • Nazewnictwo podfolderów
  • Czy można tworzyć dokumenty
  • Numeracja dokumentów

2. Retencja dokumentów w folderze

  • Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:

– Brak retencji
– Utworzenia dokumentu
– (PL) Wg prawodawstwa

Przy wyborze opcji „Brak retencji”, pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane

  • Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:

– Brak – licząc od daty włącznie
– Licząc od dnia początku kolejnego roku

  • Okres przechowywania
  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania

 

Rys 2. Okno edycji folderu

Foldery specyficzne dla pracownika

Dodanie folderu specyficznego jest możliwe z poziomu eTeczki wybranego pracownika.  Aby przejść do eTeczki pracownika w oknie dokumentów należy wyszukać wybranego pracownika (korzystając z wyszukiwarki na górnym pasku aplikacji).

System automatycznie przeniesie nas do widoku teczki wskazanego pracownika.

Aby dodać folder dla pracownika należy w bocznym menu  zaznaczyć folder z uprawnieniami do tworzenia podfolderów specyficznych.

Po wybraniu właściwego folderu aktywuje się opcja „Nowy folder” dostępna pod przyciskiem „Nowy”.

 

Rys 3. Dodawanie folderu dla pracownika

Ustawienia typów dokumentów

Aby przejść do listy typów dokumentów należy wybrać sekcję Administracja -> Typy dokumentów.

Jeśli w oknie listy typów dokumentu nie ma dodanych typów można je dodać z biblioteki lub ręcznie.

Dodawanie typów dokumentów opisane jest artykule https://www.efob.pl/pomoc/typy-dokumentow/

 

Rys 4. Lista typów dokumentów

.W oknie edycji typu dokumentu widoczne są dane:

Szczegóły typu dokumentu

  • Status
  • Nazwa
  • Kod typu (eksport)
  • Wzorzec typu – pole systemowe określające jaki był domyślny typ dokumenty
  • Domyślny folder

Szczegóły szablonu

  • Dodaj szablon – pole do dodania szablonu typu dla generatora dokumentów

Retencja dokumentów

  • Wyliczanie według daty – pole wyboru z opcjami:

– Brak retencji
– Utworzenia dokumentu
– (PL) Wg prawodawstwa

Przy wyborze opcji „Brak retencji”, pozostałe pola sekcji zostaną automatycznie dezaktywowane

  • Zaokrąglenie daty – pole wyboru z opcjami:

– Brak – licząc od daty włącznie
– Licząc od dnia początku kolejnego roku

  • Okres przechowywania
  • Termin na usunięcie – czas na usunięcie po upływie okresu przechowywania

 

Rys 4. Edycja typu dokumentu

Czy artykuł był pomocny?
0 z 5 gwiazdek
5 gwiazdek 0%
4 gwiazdek 0%
3 gwiazdek 0%
2 gwiazdek 0%
1 gwiazdek 0%
5
Podziel się swoją opinią
Jak możemy ulepszyć ten artykuł?
Spis treści