Masowe podpisywanie dokumentów spraw
Funkcja Masowe podpisywanie dokumentów spraw umożliwia jednoczesne podpisanie dokumentów z wielu spraw bez konieczności otwierania każdej sprawy osobno. Rozwiązanie jest przeznaczone do obsługi większych wolumenów dokumentów, na przykład aneksów, porozumień lub innych pism wymagających podpisu elektronicznego.
Do czego służy funkcja?
Akcja Podpisz dokumenty jest dostępna po zaznaczeniu jednej lub więcej spraw na liście. Funkcja może zostać uruchomiona tylko wtedy, gdy:
- użytkownik ma uprawnienia do podpisywania dokumentów,
- zaznaczone sprawy są tego samego typu,
- zaznaczone sprawy znajdują się w tym samym stanie workflow,
- w wybranych sprawach znajdują się dokumenty możliwe do podpisania.
Jeżeli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, przycisk uruchamiający podpis pozostaje nieaktywny.
Jak przygotować listę spraw do podpisu?
Przed uruchomieniem podpisu warto skorzystać z filtrów na liście spraw.
System umożliwia filtrowanie spraw (1) według statusu podpisów dokumentów. Dostępne są następujące opcje:
- Wszystkie – bez dodatkowego filtrowania,
- Do podpisu – sprawy, w których znajdują się dokumenty oczekujące na podpis,
- Częściowo podpisane – sprawy, w których część dokumentów została już podpisana,
- Nic niepodpisane – sprawy, w których nie ma jeszcze żadnych podpisanych dokumentów,
- Wszystko podpisane – sprawy, w których wszystkie dokumenty zostały już podpisane.
Dodatkowo można zawęzić listę spraw według ich stanu, co ułatwia pracę na określonym etapie procesu, na przykład tylko dla spraw będących w podpisie pracodawcy albo pracownika.
Na liście spraw dostępna jest również kolumna ‘Grupy podpisów‘ (2), która wizualnie reprezentuje podpisy w danej sprawie.
Jak uruchomić masowe podpisywanie dokumentów?
Masowe podpisywanie dokumentów można uruchomić następująco:
- Otwórz listę spraw.
- Skorzystaj z filtrów, aby wyświetlić sprawy zawierające dokumenty przeznaczone do podpisu.
- Zaznacz jedną lub więcej spraw.
- Wybierz akcję Podpisz dokumenty.
Informacje widoczne w oknie podpisu masowego
W oknie podpisu masowego prezentowane są podsumowania dotyczące wybranego zestawu spraw:
- Wybranych spraw – liczba zaznaczonych spraw oraz liczba spraw, które użytkownik rzeczywiście może edytować i podpisać.
- Dokumenty do podpisu – liczba dokumentów możliwych do podpisania w wybranych sprawach.
- Pliki – liczba plików PDF, które mogą zostać podpisane.
Po najechaniu kursorem na liczniki mogą być wyświetlane dodatkowe informacje, takie jak numer sprawy, typ sprawy, etap sprawy albo nazwy dokumentów i plików.
Wybór rodzaju podpisu
W zależności od konfiguracji i uprawnień użytkownik może wybrać jeden z obsługiwanych sposobów podpisu:
Podpis kwalifikowany
Opcja ta służy do podpisywania dokumentów przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po przejściu do kolejnego kroku system przekazuje odpowiednie pliki do standardowego komponentu podpisu kwalifikowanego, używanego również w innych miejscach systemu.
Ten tryb należy wybrać wtedy, gdy dokumenty wymagają formalnego podpisu kwalifikowanego.
Po wybraniu podpisu kwalifikowanego system otwiera znane z innych części aplikacji okno podpisu. Dalej proces przebiega analogicznie jak przy standardowym podpisywaniu dokumentów.
Podpis faksymile
Opcja ta służy do masowego nanoszenia graficznego podpisu na dokumenty PDF. W tym trybie użytkownik może określić położenie podpisu na stronie dokumentu i jego rozmiar. Funkcja jest przeznaczona do operacji masowych wykonywanych przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
Masowe podpisywanie podpisem faksymile
Po wybraniu podpisu faksymile wyświetlane jest osobne okno dialogowe Podpisz dokumenty. Umożliwia ono ustawienie parametrów podpisu dla wszystkich wybranych plików.
W oknie dostępne są między innymi następujące informacje i opcje:
1. Informacja o dokumentach
W sekcji podsumowania wyświetlane są:
- liczba plików bez podpisu,
- liczba plików już podpisanych,
- łączna liczba plików do podpisu.
Jest też dostępna opcja ‘Podpisz pliki ponownie’, dla plików PDF które mają już podpis.
2. Ustawienia strony
Można określić, na której stronie dokumentu ma zostać umieszczony podpis. Dostępne są ustawienia takie jak:
- pierwsza strona,
- ostatnia strona,
- wskazany numer strony.
3. Ustawienia pozycji podpisu
System umożliwia wybór gotowej pozycji podpisu albo ustawienie pozycji ręcznie. Wśród gotowych ustawień mogą być dostępne na przykład pozycje:
- lewy dół,
- środek dół,
- prawy dół.
Można również ustawić przesunięcie poziome i pionowe podpisu.
4. Ustawienia rozmiaru podpisu
W tym obszarze można określić rozmiar podpisu, na przykład mały, średni albo duży, a także zdefiniować jego szerokość. Jeżeli dostępna jest opcja zachowania proporcji, system utrzyma właściwe proporcje obrazu podpisu.
5. Podgląd
Przed wykonaniem operacji można użyć funkcji Podgląd, aby sprawdzić, jak podpis będzie wyglądał na:
- pierwszym wybranym dokumencie LUB
- przykładowym pięciostronnicowym dokumencie
Podgląd nie zapisuje zmian i nie podpisuje dokumentów.
6. Podpisanie dokumentów
Po kliknięciu przycisku Podpisz system rozpoczyna masowe podpisywanie dokumentów zgodnie z wybranymi ustawieniami. Operacja obejmuje wszystkie pliki spełniające warunki podpisu. Po zakończeniu dokumenty otrzymują odpowiedni status.