W moim poprzednim artykule pisałem, jak małe firmy mogą wdrażać eTeczki, wykorzystując podpis kwalifikowany bez potrzeby kosztownych systemów. 23 października pojawiła się nowość, która jeszcze bardziej ułatwia ten proces: aplikacja mObywatel wprowadziła funkcję podpisu kwalifikowanego, umożliwiającą podpisywanie dokumentów e-dowodem z poziomu telefonu. To rozwiązanie, oparte na współpracy z dostawcami certyfikatów, pozwala na bezpłatne podpisanie do 5 dokumentów miesięcznie, co jest przełomem dla firm dążących do cyfryzacji procesów kadrowych.

Funkcja ta idealnie wpisuje się w potrzeby eTeczki, czyli cyfrowego systemu przechowywania akt osobowych, zapewniając zgodność z Kodeksem pracy i unijnym rozporządzeniem eIDAS. W tym wpisie wyjaśnię, jak działa nowy podpis kwalifikowany w mObywatel, jakie ma wymagania i jak może usprawnić zarządzanie Cyfrowymi Aktami Osobowymi w Twojej firmie.

Podpis kwalifikowany to najsilniejsza forma podpisu elektronicznego, w pełni równoważna podpisowi własnoręcznemu. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES) spełnia wymóg formy pisemnej, co czyni go akceptowalnym we wszystkich krajach UE, w tym w Polsce, np. przez sądy, urzędy czy pracodawców. W kontekście eTeczki jest to kluczowe dla dokumentów takich jak umowy o pracę, wypowiedzenia czy świadectwa pracy, które wymagają formy pisemnej zgodnie z Kodeksem pracy.

W aplikacji mObywatel podpis kwalifikowany jest realizowany we współpracy z czterema dostawcami usług zaufania: Cencert (Enigma), SimplySign (Asseco Data Systems), SIGILLUM (PWPW) oraz mSzafir (KIR). Użytkownik może bezpłatnie podpisać do 5 dokumentów miesięcznie u wybranego dostawcy – jeśli limit zostanie przekroczony, kolejne podpisy są płatne zgodnie z cennikiem dostawcy. Aplikacja mObywatel pełni rolę pośrednika, weryfikując tożsamość użytkownika za pomocą e-dowodu i mDowodu, a proces podpisywania finalizuje się na stronie dostawcy.

Aby skorzystać z funkcji podpisu kwalifikowanego w mObywatel, musisz spełnić następujące warunki:

• Być osobą pełnoletnią.
• Posiadać ważny i niezawieszony e-dowód (plastikowy dowód osobisty z warstwą elektroniczną, wydany po 4 marca 2019 roku).
• Mieć cyfrowy dokument tożsamości – mDowód – z danymi zgodnymi z e-dowodem.
• Używać telefonu z funkcją NFC (standard w większości współczesnych smartfonów).
• Mieć zainstalowaną aktualną wersję aplikacji mObywatel (dostępną w Google Play lub App Store).

Dokument do podpisania musi być w formacie PDF. Usługa jest dostępna zarówno w aplikacji, jak i przez stronę podpis.mObywatel.gov.pl co daje dodatkową elastyczność.

Proces podpisywania dokumentu w aplikacji mObywatel jest intuicyjny, choć wymaga kilku kroków, ponieważ angażuje zewnętrznego dostawcę certyfikatów. Oto instrukcja krok po kroku:

1.   Zaloguj się do aplikacji mObywatel za pomocą mDowodu lub innego sposobu uwierzytelnienia.
2.   Przejdź do sekcji Usługi i wybierz Podpis kwalifikowany w kategorii „Sprawy urzędowe”.
3.   Sprawdź, ile darmowych podpisów (z limitu 5 miesięcznie) pozostało do wykorzystania, i kliknij Podpisz dokument.
4.   Wybierz jednego z dostawców podpisu kwalifikowanego:

• • Cencert (Enigma),
  • SimplySign (Asseco Data Systems),
  • SIGILLUM (PWPW),
  • mSzafir (KIR).

5.   Aplikacja przekieruje Cię na stronę wybranego dostawcy. Postępuj zgodnie z instrukcjami dostawcy.
6.   Na stronie dostawcy wybierz opcję potwierdzenia tożsamości przez mObywatel.
7.   W aplikacji mObywatel potwierdź dane, które zostaną przekazane dostawcy, klikając Potwierdź.
8.   Przygotuj e-dowód i kliknij Dalej. Wpisz numer CAN (znajduje się w prawym dolnym rogu dowodu osobistego).
9.   Przyłóż e-dowód do górnej części telefonu (obszar NFC) i przytrzymaj, aby potwierdzić tożsamość.
10.   Po weryfikacji tożsamości wróć na stronę dostawcy i wykonaj dalsze kroki zgodnie z jego instrukcjami.
11.   Otrzymasz powiadomienie (np. PUSH) o konieczności potwierdzenia podpisu w aplikacji – kliknij Potwierdź.
12.   Gotowe! Dokument jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym i można go pobrać lub przesłać.

Alternatywnie, możesz podpisać dokument przez stronę podpis.mObywatel.gov.pl. W tym przypadku logujesz się profilem zaufanym, bankowością elektroniczną, e-dowodem lub aplikacją mObywatel, a następnie skanujesz kod QR wyświetlony na stronie dostawcy, aby potwierdzić tożsamość w aplikacji.

W kontekście Cyfrowych Akt Osobowych, dokumenty (np. umowa o pracę przygotowana w generatorze dokumentów eFOB) mogą być podpisane w ten sposób przez pracownika zdalnie, a następnie zarchiwizowane w eTeczce, zapewniając pełną zgodność z wymogami prawnymi.

• Bezpłatność do 5 podpisów miesięcznie: Pracownicy mogą podpisywać dokumenty kadrowe (np. umowy, aneksy, oświadczenia) bez dodatkowych opłat, co obniża koszty administracyjne.
• Zgodność z prawem: Podpis kwalifikowany spełnia wymogi formy pisemnej, co jest niezbędne dla dokumentów HR, takich jak umowy o pracę czy wypowiedzenia (art. 29 §2 Kodeksu pracy).
• Wygoda i mobilność: Proces podpisywania odbywa się zdalnie, na telefonie, bez potrzeby fizycznych spotkań czy dodatkowego sprzętu (poza e-dowodem i telefonem z NFC).
• Integracja z eTeczką: Podpisane dokumenty można bezpośrednio archiwizować w systemach takich jak eFOB, co usprawnia zarządzanie Cyfrowymi Aktami Osobowymi i zapewnia ich integralność oraz autentyczność.
• Uniwersalność: Podpis kwalifikowany jest uznawany w całej UE, co jest istotne dla firm działających międzynarodowo.