• Łatwy dostęp do dokumentów: Nowi pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, regulaminy czy materiały szkoleniowe, bez konieczności szukania w papierowych teczkach. Już na etapie rekrutacji w inteligentnej eTeczce możesz mieć stworzony z określonych dokumentów pakiet rekrutacyjny lub pakiet onboardingowy, który przekazujesz w obiegu dokumentów kandydatowi/pracownikowi do zapoznania się i podpisu.
• Automatyzacja Procesów: Proces Onboardingu może być zautomatyzowany dzięki eTeczce, co oszczędza czas i eliminuje błędy ludzkie. Dzięki możliwości utworzenia sprawy dla pracownika, np. kompletowania dokumentów, zarówno Twój dział Kadr jak i przyszły pracownik mają dostęp do dokumentów w chmurze, których wzory są przesyłane do pracownika za pomocą linka. Po zapoznaniu się z dokumentacją pracownik może je podpisać za pomocą podpisu kwalifikowanego i odesłać bezpośrednio do eTeczki, z tego samego miejsca, z którego je pobrał. Czyż to nie brzmi pięknie 😊?
• Personalizacja: Można dostosować eTeczkę do indywidualnych potrzeb nowego pracownika, umożliwiając szybkie zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ich działu czy stanowiska. Dodatkowo istnieje możliwość stworzenia konkretnych pakietów, które wymagane są na każdym etapie rekrutacji lub Onboardingu.
• Współpraca zespołowa: Dzięki eTeczce zespół HR może łatwo udostępniać dokumenty i informacje, a nowi pracownicy mogą szybko nawiązać kontakt z kolegami.
• Monitorowanie postępów: Zarządzanie procesem Onboardingu staje się transparentne, a zespół HR może śledzić postępy i szybko reagować na ewentualne problemy. Oprócz audytu przy każdym dokumencie, który pokazuje jego historię i wykonane na nim czynności przez użytkownika możemy śledzić postęp za pomocą statusów, które widzimy w module Sprawy. Sam sprawdzasz, czy kompletowanie dokumentów jest w trakcie, czy może któryś z dokumentów wymaga poprawki. Każda sprawa jest przypisana do konkretnej osoby zarządzającej – zawsze wiesz, do kogo możesz się zwrócić w razie pytań.

• Efektywność: Proces Onboardingu staje się szybszy i bardziej efektywny, co pozwala nowym pracownikom szybko zaadaptować się w nowym środowisku. Wszelkie kwestie formalne związane z zatrudnieniem trwają o wiele krócej.
• Redukcja błędów: Automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i opóźnień. Nie musisz już podpisywać dokumentów w formie papierowej, skanować ich i wkładać do szaf archiwizacyjnych – podpisany dokument trafia bezpośrednio do eTeczki pracownika. Co ciekawe, inteligentna eTeczka ma możliwość masowego nazywania plików w trzech różnych formatach: każdy plik zawiera imię i nazwisko pracownika, typ dokumentu i datę dokumentu. Dzięki zaawansowanej wyszukiwarce możesz w łatwy sposób odszukać potrzebny Ci dokument.
• Adaptacja pracowników: Dzięki sprawnemu Onboardingowi nowi pracownicy lepiej adoptują się do nowego miejsca pracy i szybciej osiągają pełną produktywność. Już na starcie pokazujesz, że nowoczesne narzędzia IT są dla Ciebie ważne. Technologia rozwija się w mgnieniu oka – fajnie, że podążasz za trendami.
• Zgodność i bezpieczeństwo: Przechowywanie dokumentów w eTeczce zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwo informacji – spełniamy międzynarodowe normy potwierdzone certyfikatem ISO 27001. Inteligentna eTeczka zapewnia zabezpieczone połączenie – masz pewność, że Twoje dane są poufne. Dostęp do dokumentów chroniony jest dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień, to Ty decydujesz, kto i na jakim poziomie może korzystać z eTeczki.

Wprowadzenie inteligentnej eTeczki do procesu Onboardingu pracowników może być kluczowym krokiem w usprawnieniu działania firmy i zwiększeniu satysfakcji całej Organizacji.. To rozwiązanie, które pozwala efektywnie zarządzać dokumentacją i ułatwia nowym pracownikom szybkie dostosowanie się do nowego środowiska pracy.