Jak zminimalizować koszty HR dzięki elektronicznej teczce pracownika?

Elektroniczna teczka pracownika może być skutecznym narzędziem do optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi (HR) i jednoczesnego zminimalizowania kosztów, głównie poprzez oszczędność czasu pracowników działu Kadr lub HR. Kluczowe są trzy następujace elementy eTeczki:

Cyfrowe przechowywanie dokumentów przyczynia się nie tylko do ochrony środowiska naturalnego poprzez redukcję zużycia papieru, a przez to wody oraz CO2, ale także i do oszczędności w Twoim portfelu. Składają się na nie m.in. oszczędności zakupu papieru, tonera, serwisowania drukarek, ale także i mniejsze zużycie przestrzeni biurowej oraz archiwum. Dodatkowo dzięki błyskawicznemu dostępowi do dokumentów, eliminowane są koszty zarówno transportu dokumentów od/do pracownika oraz od/do archiwum, np. w przypadku konieczności weryfikacji dokumentów.

Samoobsługa (ang. self service) zmniejsza obciążenie działu HR poprzez redukcję zapytań od pracowników. Wszyscy Pracownicy mają ciągły dostęp do swoich dokumentów, co eliminuje niekończące się pytania dot. wcześniej udostępnionych dokumentów (np. gdzie jest mój PIT z zeszłego roku?) oraz próśb o ich ponowne udostępnienie (np. z powodu zmiany maila). W połączeniu z możliwością wnioskowania o dokumenty (np. zaświadczenie o zatrudnieniu dla Banku) pozwala na zwiększenie efektywności obiegu dokumentów, a przez to na oszczędności w dziale HR.

Automatyzacja sprawia, iż powtarzalne procesy wymagają mniej wysiłku osób do ich sprawnej obsługi. Dzięki technologii inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR) stosowanej dla dokumentów HR możliwe stają się:

  • zmniejszenie ręcznego przepisywania danych,
  • redukcja ryzyka błędów ludzkich w trakcie przepisywania,
  • oszczędność czasu na wyborze odpowiedniej części i folderu eTeczki dla dokumentu,
  • standaryzacja nazewnictwa dokumentów w obrębie ich typów.

Jest to znacząca korzyść, gdyż wg badań przeprowadzonych we wrześniu 2023 na kilkudziesięciu reprezentatywnych eTeczkach, dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji (AI) w klasyfikacji typów dokumentów możliwe jest osiągnięcie nawet 70% oszczędności czasu.