1. Określ potrzeby i skalę działalności firmy

Wybór odpowiedniego planu eTeczki zależy od kilku kluczowych czynników. Poniżej przedstawiamy pytania, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję:

1. Rozmiar i liczba pracowników: Ile pracowników zatrudnia Twoja firma? Plan Micro może być wystarczający dla małych firm, podczas gdy Enterprise będzie niezbędny dla korporacji.
2. Budżet: Jakim budżetem dysponujesz na wdrożenie i utrzymanie eTeczki? Pamiętaj o miesięcznych opłatach licencyjnych i kosztach wdrożenia.
3. Potrzeby w zakresie automatyzacji: Jak bardzo chcesz zautomatyzować procesy HR? Jeśli dążysz do maksymalnej efektywności, plany Professional lub Enterprise będą odpowiedniejsze.
4. Integracja z istniejącymi systemami: Czy potrzebujesz integracji z innymi systemami HR, kadrowo-płacowymi czy ERP? Wszystkie plany oferują pewien poziom integracji, ale Enterprise zapewnia największą elastyczność.
5. Złożoność dokumentacji: Jak skomplikowana jest Twoja dokumentacja pracownicza? Czy potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak generator dokumentów, automatyczna kategoryzacja czy OCR?
6. Wymogi prawne i bezpieczeństwo: Czy masz specyficzne wymogi dotyczące zgodności z przepisami i bezpieczeństwa danych? Wszystkie plany eFOB spełniają wymogi prawne, ale warto zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje bezpieczeństwa i wsparcia.
7. Wsparcie techniczne: Jak ważny jest dla Ciebie poziom wsparcia technicznego? Plan Enterprise oferuje priorytetowe wsparcie (SLA).

2. Zwróć uwagę na kluczowe funkcjonalności

Wybierając plan eTeczki, sprawdź, czy system oferuje:

• Bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, kontrola dostępu, zgodność z RODO i certyfikaty bezpieczeństwa to podstawa
• Intuicyjność i łatwość obsługi – system powinien być prosty dla pracowników HR, aby minimalizować czas szkoleń i błędy
• Automatyzacja procesów – funkcje takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), automatyczne powiadomienia o terminach czy generator dokumentów znacząco usprawniają pracę
• Integracja z innymi systemami – możliwość połączenia z oprogramowaniem płacowym, ERP lub kadrowo-płacowym zwiększa efektywność i eliminuje podwójną pracę
• Dostęp mobilny i samoobsługa pracowników – aplikacje mobilne i portale dla pracownika zwiększają wygodę i transparentność
• Skalowalność i elastyczność – system powinien rosnąć wraz z firmą, umożliwiając łatwe dodawanie użytkowników i funkcji

3. Porównaj dostępne pakiety

Na rynku dostępne są różne rozwiązania – od prostych eTeczek po rozbudowane platformy HR. Przy wyborze zwróć uwagę na:

• Opinie i doświadczenie dostawcy w obszarze HR
• Zakres wsparcia technicznego i pomoc przy wdrożeniu
• Możliwości dostosowania systemu do specyfiki Twojej firmy
• Koszty wdrożenia i utrzymania w kontekście długoterminowych oszczędności

eFOB oferuje różnorodne plany eTeczki, zaprojektowane z myślą o firmach o różnych potrzebach i rozmiarach. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich, zwracając uwagę na kluczowe cechy, które mogą być szczególnie istotne dla Twojej firmy HR.

Plan Micro: Fundament cyfrowej transformacji

Plan Micro to idealne rozwiązanie dla małych firm HR lub tych, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z cyfrową dokumentacją. Skupia się na podstawowych funkcjonalnościach, które umożliwiają bezpieczne udostępnianie dokumentów pracownikom.

Kluczowe cechy planu Micro:

• Aplikacja mobilna dla pracowników: Umożliwia pracownikom łatwy dostęp do swoich dokumentów.
• Nielimitowana liczba użytkowników: Idealne dla rozwijających się zespołów HR.
• Integracja z systemami kadrowo-płacowymi: Ułatwia przepływ danych.
• Ręczny import: Pozwala na dodawanie dokumentów z dowolnego systemu kadrowo-płacowego.

Koszty: 29 PLN/miesiąc (licencja) + 1 PLN/miesiąc za pracownika.

Dla kogo jest plan Micro?
Dla firm HR, które potrzebują prostego i bezpiecznego narzędzia do zarządzania komunikacją z pracownikami. To doskonały punkt wyjścia do pełnej digitalizacji.

Plan Smart: Rozwiązanie dla mniejszych organizacji

Plan Smart to kolejny krok w digitalizacji, oferujący pełną zgodność z regulacjami prawnymi i dodatkowe moduły, które usprawniają zarządzanie dokumentacją. Jest to doskonały wybór dla mniejszych organizacji HR, które szukają bardziej zaawansowanych funkcji.

Kluczowe cechy planu Smart:

• Pełna zgodność z przepisami: Gwarancja zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
• Moduł raportowania: Umożliwia generowanie raportów na temat dokumentacji.
• Moduł retencji: Pomaga w zarządzaniu datami przechowywania dokumentów, co jest kluczowe z perspektywy RODO.
• Nielimitowana liczba użytkowników i integracja z systemami kadrowo-płacowymi: Podobnie jak w planie Micro.

Koszty: 59 PLN/miesiąc (licencja) + 4 PLN/miesiąc za pracownika.

Dla kogo jest plan Smart?
Dla firm HR, które cenią sobie zgodność z przepisami i potrzebują narzędzi do monitorowania i zarządzania cyklem życia dokumentów. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zbudować solidne podstawy cyfrowej dokumentacji.

Plan Business: Pełne zarządzanie dokumentacją pracowniczą

Plan Business to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentacją pracowniczą, które wspiera bieżącą digitalizację. Rozszerza funkcjonalności planu Smart o narzędzia automatyzujące procesy tworzenia i kategoryzowania dokumentów.

Kluczowe cechy planu Business:

• Generator dokumentów: Usprawnia tworzenie standardowych dokumentów, takich jak umowy czy aneksy.
• Automatyczna kategoryzacja dokumentów: Podczas digitalizacji dokumenty są automatycznie przypisywane do odpowiednich kategorii.
• Automatyczne wyodrębnianie dokumentów z wieloskanów: Oszczędność czasu przy masowym skanowaniu.

Koszty: 399 PLN/miesiąc (licencja) + 4 PLN/miesiąc za pracownika + 2 400 PLN (jednorazowa opłata za wdrożenie).

Dla kogo jest plan Business?
Dla średnich i dużych firm HR, które dążą do pełnej kontroli nad procesem digitalizacji i chcą zoptymalizować czas poświęcany na tworzenie i organizowanie dokumentów.

Plan Professional: Automatyzacja i optymalizacja procesów HR

Plan Professional to krok w stronę zaawansowanej automatyzacji procesów zarządzania dokumentacją. Jest idealny dla firm, które chcą zoptymalizować każdy etap cyklu życia pracownika, od rekrutacji po zakończenie zatrudnienia.

Kluczowe cechy planu Professional:

• Cyfrowy obieg dokumentów: Automatyzacja przepływu dokumentów między różnymi działami i osobami.
• OCR (Optical Character Recognition): Umożliwia odczytywanie danych z zeskanowanych dokumentów, co przyspiesza wprowadzanie informacji.
• Obsługa kandydatów: Funkcjonalności do zbierania i zarządzania dokumentami rekrutacyjnymi.
• Wsparcie onboardingu: Ułatwia proces wprowadzania nowych pracowników do firmy.

Koszty: 699 PLN/miesiąc (licencja) + 4 PLN/miesiąc za pracownika + 4 800 PLN (jednorazowa opłata za wdrożenie).

Dla kogo jest plan Professional?

Dla firm HR, które pragną maksymalnej automatyzacji i integracji procesów HR, szczególnie w obszarze rekrutacji, onboardingu i zarządzania obiegiem dokumentów. To rozwiązanie dla tych, którzy chcą podnieść efektywność i zminimalizować błędy.

Plan Enterprise: Indywidualne rozwiązania dla największych

Plan Enterprise to najbardziej zaawansowana opcja, przeznaczona dla dużych korporacji i organizacji z unikalnymi potrzebami. Oferuje pełną elastyczność i możliwość dostosowania systemu do specyficznych wymagań biznesowych.

Kluczowe cechy planu Enterprise:

• Priorytetowe wsparcie (SLA): Szybka reakcja i dedykowane wsparcie techniczne.
• Logowanie SSO (Single Sign-On): Uproszczony dostęp do systemu dla użytkowników.
• Integracja z istniejącymi systemami IT: Pełna elastyczność w integracji z infrastrukturą firmy.
• Wpływ na rozwój produktu: Możliwość zgłaszania sugestii i współuczestniczenia w rozwoju funkcjonalności.
• Dostosowane podejście do potrzeb biznesowych: Indywidualne dopasowanie rozwiązania.

Koszty: 2 997 PLN/miesiąc (licencja) + 4 PLN/miesiąc za pracownika + 9 600 PLN (jednorazowa opłata za wdrożenie).

Dla kogo jest plan Enterprise?
Dla bardzo dużych firm HR, które wymagają niestandardowych rozwiązań, najwyższego poziomu wsparcia i pełnej integracji z rozbudowanymi systemami IT.

4. Przeprowadź testy i szkolenia

Przed ostatecznym wyborem warto przetestować system, aby sprawdzić, czy spełnia oczekiwania użytkowników i czy jest kompatybilny z innymi narzędziami w firmie. Zaplanuj także szkolenia dla zespołu HR, co pozwoli na szybkie i efektywne wdrożenie eTeczki. Przetesuj eTeczkę eFOB

Podsumowanie

Wybór najlepszego planu eTeczki dla Twojej firmy HR wymaga analizy potrzeb, porównania funkcjonalności i dostawców oraz uwzględnienia wymogów prawnych. Postaw na rozwiązanie, które zapewni bezpieczeństwo danych, automatyzację procesów, integrację z systemami oraz skalowalność. Dzięki temu dział HR zyska narzędzie, które usprawni codzienną pracę, zwiększy efektywność i pozwoli skupić się na strategicznych zadaniach

Jeśli chcesz poznać konkretne pakiety i funkcje eTeczki eFOB, warto zapoznać się z nimi pod linkiem, gdzie znajdziesz rozwiązania dostosowane do różnych potrzeb i wielkości firm.