Elektroniczna dokumentacja pracownicza – przepisy prawa

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku istnieje możliwość wyboru formy – papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być przechowywana w systemie, który zapewnia:

• Ochronę przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem – dane są dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych, a system chroni je przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem.
• Integralność treści dokumentacji i metadanych – każda zmiana jest możliwa wyłącznie w ramach ustalonych procedur, a metadane pozostają nienaruszone.
• Stały dostęp dla upoważnionych osób – uprawnieni pracownicy lub audytorzy mogą w każdej chwili przeglądać dokumenty.
• Rejestrowanie zmian i dostępów – system umożliwia identyfikację użytkowników, którzy dokonują modyfikacji dokumentów, oraz zapisuje historię działań.
• Funkcję skutecznego wyszukiwania – dokumentacja jest łatwa do odnalezienia dzięki funkcji wyszukiwania po metadanych.
• Możliwość eksportu i wydruku dokumentów – w sposób zgodny z rozdziałem 4 rozporządzenia, co umożliwia przenoszenie danych między systemami oraz tworzenie wydruków.

Warunki bezpieczeństwa dokumentacji elektronicznej

Aby dokumentacja elektroniczna była uznana za bezpieczną, należy spełnić kilka kluczowych warunków:

• Dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych – system musi chronić dane przed nieuprawnionym dostępem.
• Ochrona przed zniszczeniem – zarówno przypadkowym, jak i celowym.
• Skuteczność metod ochrony – stosowane procedury i narzędzia muszą być powszechnie uznawane za skuteczne i regularnie oceniane pod kątem efektywności.

Jakie środki zabezpieczające dokumentację elektroniczną są wymagane?

Zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej wymaga wdrożenia procedur i narzędzi, które obejmują:

• Analizę zagrożeń – systematyczne identyfikowanie potencjalnych ryzyk związanych z przetwarzaniem dokumentacji.
  Procedury zabezpieczeń – w tym kontrolę dostępu, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz planowanie długoterminowego przechowywania.
• Środki bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego – dopasowane do rodzaju zagrożeń.
• Monitoring i ocena skuteczności – bieżące sprawdzanie działania systemów zabezpieczających oraz okresowa weryfikacja ich efektywności.
• Plany długoterminowego przechowywania – w tym przenoszenie danych na nowe nośniki lub formaty, aby zapewnić dostępność dokumentacji w przyszłości.

Jak prowadzić e-dokumentację krok po kroku?

1) Wybierz odpowiednie narzędzie
Prowadzenie EDP wymaga użycia systemu spełniającego określone standardy. Idealnym rozwiązaniem jest eTeczka eFOB, która spełnia wymogi prawne, potwierdzone certyfikatem. Dzięki niej masz pewność, że Twoja dokumentacja jest zgodna z przepisami i bezpieczna.
2) Przeprowadź digitalizację dokumentów
Zeskanuj papierowe dokumenty i podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co potwierdzi ich autentyczność. Usługę digitalizacji możesz też zlecić naszym specjalistom. Sprawdź ofertę digitalizacji.
3) Zapewnij bezpieczne przechowywanie danych
W myśl przepisów, dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący jej integralność oraz ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych. System eTeczka eFOB oferuje zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, w tym szyfrowanie danych i regularne tworzenie kopii zapasowych.
4) Regularnie aktualizuj dokumentację
Każdy dokument w EDP powinien być przechowywany przez odpowiedni czas:

• 10 lat dla dokumentacji pracowniczej zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożone zostały do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA),
• 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.

5) Zapewnij dostępność dokumentów dla pracowników
Zgodnie z przepisami, pracownicy mają prawo do wglądu w swoją dokumentację. System taki jak eTeczka eFOB umożliwia łatwe udostępnianie dokumentów pracownikom w aplikacji mobilnej.

Dlaczego warto wybrać eTeczkę eFOB?

eTeczka eFOB to nowoczesne narzędzie dedykowane firmom, które chcą efektywnie prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą. Dzięki rekomendacji firmy audytorskiej Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek, zyskujesz pewność, że system spełnia najwyższe standardy.

Kluczowe zalety:

• eTeczka podnosi efektywność procesów HR związanych z zarządzaniem dokumentacją kadrową i obsługą pracowników. eFOB pozwala na szybki dostęp do dokumentów, dzięki czemu pracownicy działów HR mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
• eFOB zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, które często występują przy ręcznym wprowadzaniu informacji. Pracownicy HR mają dostęp do dokumentów w chmurze z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia pracę zdalną i współpracę między zespołami.
• eFOB zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu, śledzenie wersji i zmian w dokumentach oraz automatyczne kopie zapasowe. To pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych RODO i minimalizuje ryzyko wycieku informacji.
• Platforma eliminuje potrzebę przechowywania papierowych akt, co obniża koszty związane z przestrzenią biurową, materiałami eksploatacyjnymi oraz czasem potrzebnym na ich obsługę i archiwizację oraz jest bardziej przyjazne dla środowiska.
• Platforma posiada wbudowany synchronizator danych z systemami kadrowo-płacowymi, między innymi z systemem Symfonia R2Płatnik. Umożliwia też elastyczne importy i eksporty danych miedzy systemami na podstawie plików xls.
• Moduł spraw pozwala na zautomatyzowane śledzenie statusu dokumentów, przypomnienia o terminach oraz zarządzanie przepływem pracy, dzięki czemu dokumenty są efektywniej przetwarzane.

Podsumowanie

Skorzystaj z narzędzia rekomendowanego przez ekspertów i zoptymalizuj zarządzanie dokumentacją w swojej firmie!