Digitalizacja dokumentów — szybciej i bez błędów

Jednym z największych wyzwań w digitalizacji akt osobowych jest ręczne opisywanie skanowanych dokumentów. eTeczka rozwiązuje ten problem za pomocą Generatora dokumentów  z kodami 3D. Dzięki tej funkcji każdy nowo generowany dokument zawiera specjalny kod, który po wydrukowaniu, a następnie skanowaniu automatycznie przypisuje go do odpowiedniego pracownika oraz właściwego miejsca w strukturze eTeczki.
W praktyce oznacza to ogromną oszczędność czasu — pracownicy HR nie muszą ręcznie opisywać, segregować czy weryfikować skanów. Proces archiwizacji staje się niemal bezbłędny i znacznie szybszy.

OCR wpierany przez AI

Dzięki zastosowaniu OCR (Optical Character Recognition) wspieranego przez AI, eTeczka pomaga w szybkim uzupełnieniu metadanych dokumentów. Zaznaczając wybranych obszar na dokumencie, OCR odczyta tekst i jednym kliknięciem zapisze dane we wskazanym polu. 

Co więcej, dzięki uczeniu maszynowemu OCR stale poprawia swoją skuteczność, ucząc się na bazie codziennych operacji użytkowników. To kolejny element, który zmniejsza ryzyko błędów i ogranicza czas potrzebny na ręczną obsługę dokumentów.

Intuicyjna organizacja wieloplików

W codziennej pracy HR często zdarza się, że jeden skan zawiera wiele dokumentów (np. zatrudnienie nowego pracownika: umowa, zgody, zaświadczenia).
eTeczka oferuje wizualny podział wieloplików, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo i intuicyjnie rozdzielać pliki w systemie — bez potrzeby ich ręcznego edytowania czy dzielenia przed załadowaniem.
Dzięki przejrzystemu interfejsowi wystarczy kilka kliknięć, by odpowiednie dokumenty znalazły się w odpowiednich miejscach, co znacząco przyspiesza proces archiwizacji i minimalizuje błędy.

Obieg spraw pracowniczych

Dokumenty to tylko część codziennych wyzwań w HR. Równie istotne są sprawy pracownicze: wnioski urlopowe, zmiany danych osobowych, procesy onboardingowe czy zgłoszenia do ZUS.
W eTeczce wszystkie te sprawy mogą być obsługiwane w ramach zintegrowanego obiegu spraw pracowniczych.
System umożliwia inicjowanie spraw przez Pracownika, dodawanie dokumentów, podpisów oraz śledzenia postępów. HR-owcy mogą łatwo kontrolować, na jakim etapie znajduje się dany proces, a pracownicy otrzymują czytelne powiadomienia w aplikacji mobilnej o kolejnych krokach.

Moduł retencji dokumentów

Zarządzanie czasem przechowywania dokumentów pracowniczych to nie tylko dobra praktyka, ale i obowiązek wynikający z przepisów.
Moduł retencji dokumentów w eTeczce automatycznie monitoruje daty ważności poszczególnych plików oraz przypomina o konieczności ich usunięcia lub archiwizacji.
Dzięki temu działy HR nie muszą ręcznie pilnować terminów, co zmniejsza ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO) i przynosi realne oszczędności czasu.

Podsumowanie

eTeczka w eFOB.pl to narzędzie, które nie tylko usprawnia codzienną pracę działu HR, ale również wprowadza nowy standard zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Dzięki inteligentnym funkcjom takim jak Generator dokumentów z kodami 3D, OCR z AI, wizualny podział wieloplików, zintegrowany obieg spraw, moduł retencji czy low code dla własnych automatyzacji, praca w HR staje się szybsza, bardziej uporządkowana i bezpieczna.

W erze cyfryzacji procesów kadrowych eTeczka to nie tylko wygoda — to realna przewaga konkurencyjna na rynku pracy.