eTeczka pracownicza to dziś jedno z najlepszych i najbardziej praktycznych narzędzi cyfryzacji dokumentacji kadrowej. Porządkuje akta osobowe, automatyzuje powtarzalne czynności i znacząco zmniejsza ryzyko błędów formalnych. Dla działów HR oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale też większe bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami oraz pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą bez segregatorów, szaf i ręcznego pilnowania terminów.

Coraz więcej organizacji zarówno małych firm, jak i dużych grup kapitałowych decyduje się na odejście od papierowych akt osobowych na rzecz bezpiecznego, zgodnego z przepisami rozwiązania elektronicznego. eTeczka pozwala pracować szybciej, wygodniej i nowocześniej, a jednocześnie daje gotowość na kontrole oraz zmiany przepisów prawa pracy. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę kadr i HR.

Nic więc dziwnego, że eTeczka coraz częściej postrzegana jest nie jako koszt, lecz jako inwestycja w sprawnie działające, nowoczesne procesy kadrowe. Zanim jednak zapadnie decyzja o wdrożeniu, pojawia się naturalne i bardzo konkretne pytanie: ile kosztuje eTeczka?

Odpowiedź nie sprowadza się do jednej kwoty z cennika, ponieważ budżet projektu eTeczki zależy od kilku istotnych czynników, które należy rozpatrywać łącznie.

Od czego zależy cena eTeczki?

Analizując cenę eTeczki, zawsze należy wziąć pod uwagę dwa główne obszary:

• • liczbę aktywnych pracowników, dla których prowadzona jest dokumentacja,
  • zakres funkcjonalny systemu, czyli wybrany pakiet/licencję eTeczki.

To właśnie te dwa elementy decydują o tym, czy eTeczka będzie prostym narzędziem do przechowywania akt, czy zaawansowaną platformą wspierającą procesy HR w całej organizacji.

Jak liczba pracowników wpływa na cenę eTeczki?

Cena za aktywnego pracownika

Podstawowy model rozliczeniowy eTeczki na platformie eFOB, opiera się na liczbie aktywnych pracowników, czyli osób aktualnie zatrudnionych, współpracujących, zleceniobiorców itp., dla których prowadzona jest bieżąca dokumentacja.

Cena eTeczki wynosi 36 PLN rocznie za jednego aktywnego pracownika.

W tej opłacie zawiera się obsługa pełnej dokumentacji pracowniczej, w tym m.in.:

• • umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
  • aneksów i porozumień,
  • oświadczeń pracowniczych,
  • dokumentów dotyczących badań lekarskich i szkoleń,
  • pozostałych akt osobowych wymaganych przepisami prawa pracy.

Model „per pracownik” sprawia, że cena korzystania z eTeczki jest łatwa do przewidzenia i skalowalna wraz z rozwojem organizacji. Dla organizacji zatrudniających ponad 5000 pracowników, oferujemy indywidualne podejście do wyceny tego parametru.

Pracownicy archiwalni i przechowywanie dokumentów

Naturalnym uzupełnieniem tego modelu jest sposób rozliczania dokumentacji byłych pracowników. W ich przypadku eTeczka nie jest liczona od osoby, lecz od zajmowanej przestrzeni dyskowej.

Dokumenty archiwalne rozliczane są per GB danych, co oznacza, że firma płaci wyłącznie za faktycznie przechowywane zasoby.

W przypadku platformy eFOB stawki wyglądają następująco:

Warto podkreślić, że:

• • dokumentacja archiwalna jest odpowiednio zabezpieczona,
  • dostęp do akt podlega kontroli uprawnień,
  • system wspiera retencję dokumentów pracowniczych zgodnie z przepisami.

eTeczka „pilnuje” okresów przechowywania akt, co znacząco ogranicza ryzyko błędów formalnych i nieprawidłowości przy usuwaniu dokumentów.
👉 Szczegóły dotyczące zasad retencji można znaleźć tutaj: Retencja e-dokumentów w HR: przepisy, obowiązki i usuwanie zgodnie z prawem

Jak zakres funkcjonalny wpływa na cenę eTeczki?

Drugim filarem kosztu eTeczki jest zakres funkcjonalny, czyli wybór odpowiedniego planu. Każdy pakiet został zaprojektowany z myślą o innym typie organizacji oraz innym poziomie dojrzałości procesów HR.

Pakiet Smart, czyli po prostu eTeczka – pierwszy krok w cyfryzacji akt

eFOB Smart to rozwiązanie dedykowane mniejszym organizacjom lub firmom, które rozpoczynają cyfryzację dokumentacji kadrowej.

Pakiet ten sprawdzi się szczególnie:

• • w firmach do kilkudziesięciu pracowników,
  • przy niewielkim wolumenie dokumentów,
  • jako pierwszy etap cyfryzacji procesów kadrowych.

Pakiet Business – eTeczka dla firm generujących dużo dokumentów

eFOB Business kierowany jest do małych i średnich przedsiębiorstw, w których dokumentacja kadrowa powstaje w dużych ilościach.

To dobry wybór dla organizacji, które:

• • regularnie przygotowują hurtowe aneksy,
  • obsługują masowe zmiany warunków zatrudnienia,
  • potrzebują sprawnego zarządzania dużą liczbą nowych dokumentów.

Pakiet Professional – elektroniczny obieg dokumentów z obsługą podpisów elektronicznych

eFOB Professional to rozwiązanie dla średnich i dużych firm, lub firm których struktura organizacyjna jest bardziej złożona.

Pakiet ten najlepiej sprawdzi się tam, gdzie:

• • mamy więcej niż 300 pracowników, lub
  • pracownicy działają zdalnie lub
  • firma posiada wiele lokalizacji lub
  • eTeczka ma być centralnym narzędziem pracy działu HR.

Pakiet Enterprise – dla dużych organizacji i wysokich wymagań

eFOB Enterprise to wariant dla firm, które oczekują rozwiązań dopasowanych do swoich indywidualnych potrzeb.

Najczęściej wybierają go:

organizacje zatrudniające powyżej 1000 pracowników,

firmy o wysokich wymaganiach integracyjnych,

klienci oczekujący zaawansowanego SLA i dedykowanych rozwiązań.

Ten pakiet jest zwykle wyceniany indywidualnie, w zależności od skali i złożoności projektu.

Czy wdrożenie eTeczki może wiązać się z dodatkowymi opłatami?

Tak. Wdrożenie eTeczki eFOB w wariantach Business, Professional oraz Enterprise obejmuje jednorazową opłatę Setup, która pokrywa uruchomienie systemu i jego dostosowanie do organizacji.

W ramach opłaty Setup realizowane są m.in.:

• • konfiguracja środowiska,
  • przygotowanie struktury akt osobowych,
  • dopasowanie systemu do procesów kadrowych.

W zależności od projektu mogą pojawić się również godziny wdrożeniowe, obejmujące:

• • szkolenia użytkowników,
  • wsparcie przy migracji dokumentów,
  • konsultacje procesowe.

Zakres tych działań zależy od wielkości firmy oraz wybranego pakietu eTeczki.

Czy są dodatkowe opłaty poza standardowym cennikiem?

W większości wdrożeń nie występują dodatkowe wydatki poza tymi wskazanymi w cenniku. Istnieją jednak sytuacje, w których należy uwzględnić elementy dodatkowe.

Rozwiązania Enterprise i integracje systemowe

W przypadku pakietu Enterprise możliwe są:

• • integracje z systemami HR, ERP lub payroll,
  • dedykowane automatyzacje procesów,
  • niestandardowe rozwiązania techniczne.

Takie elementy są wyceniane indywidualnie w ramach projektu.

Integracje z podpisem elektronicznym

eTeczka może być zintegrowana z dostawcami podpisu elektronicznego. Należy jednak pamiętać, że:

• • koszt samych podpisów rozliczany jest dodatkowo, najczęściej bezpośrednio z dostawcą,
  • może on być uwzględniony w całkowitej cenie projektu.

Digitalizacja akt pracowniczych

Przy przechodzeniu z dokumentacji papierowej często pojawia się potrzeba digitalizacji akt osobowych, czyli skanowania dokumentów.

Jest to osobna usługa, szczegółowo opisana w osobnym artykule: 👉https://hrobots.eu/ile-kosztuje-digitalizacja-akt-osobowych-cennik-i-modele/

Podsumowanie: ile kosztuje eTeczka w praktyce?

Cena eTeczki zależy od:

• • liczby aktywnych pracowników (od 36 PLN / pracownik),
  • ilości danych archiwalnych (rozliczenie per GB),
  • wybranego pakietu funkcjonalnego,
  • funkcji dodatkowych i integracji, takich jak:
    • Dostęp Mobilny (https://www.efob.pl/aplikacja-mobilna-dla-pracownikow/) – aplikacja umożliwiająca pracownikom wygodny dostęp do dokumentów i komunikacji z działem HR,
    • Wielofirmowość – obsługa wielu podmiotów (np. spółek, oddziałów, klientów) w jednym systemie,
    • Wizualny podział i edycja plików PDF (https://www.efob.pl/wizualny-podzial-i-edycja-plikow-pdf/) – szybkie dzielenie dokumentów, przypisywanie ich do konkretnych pracowników i porządkowanie akt osobowych bez ręcznego przetwarzania plików.

Dzięki temu modelowi eTeczka jest rozwiązaniem skalowalnym, które może rosnąć wraz z organizacją i realnie wspierać rozwój procesów HR.

Umów spotkanie i poznaj realny koszt eTeczki dla swojej firmy

Każda organizacja ma inną strukturę, inne potrzeby i inny poziom zaawansowania procesów kadrowych. Dlatego najlepszym sposobem na określenie realnej ceny eTeczki jest rozmowa oparta na konkretach.

Podczas spotkania:

• • określimy liczbę pracowników i zakres dokumentacji,
  • dobierzemy odpowiedni pakiet funkcjonalny,
  • sprawdzimy, czy warto rozszerzyć system o Dostęp Mobilny, Wielofirmowość lub wizualny podział plików PDF,
  • oszacujemy całkowity koszt wdrożenia i utrzymania rozwiązania.