Jak eFOB wspiera cyfryzację dokumentów? 

W transformacji do eTeczki z pomocą przychodzi Generator Dokumentów wbudowany w eFOB. Pozwala on na automatyczne tworzenie wniosków i umów na podstawie danych o pracownikach zgromadzonych w systemie.
Dzięki nadaniu dokumentom unikalnych kodów, w procesie digitalizacji system identyfikuje do jakiego pracownika dany dokument jest przypisany, oznacza typ dokumentu i umieszcza go w stosownej części eTeczki.

Cyfryzacja dokumentów krok po kroku 

Powyższy proces pozostaje w środowisku eFOB, gdzie w ramach Modułu Sprawy zarówno pracownik jak i pracodawca może inicjować składanie różnego typu wniosków, ale zanim wdrożymy wszystkie elementy takiego systemu, możemy digitalizować dokumenty na bieżąco gdzie jedynym elementem dodatkowym jest skanowanie.
Co ważne, skanowanie może być “masowe”, wielu dokumentów do jednego pliku (np. przy użyciu przemysłowego skanera), ponieważ eFOB automatycznie rozdzieli taki wielostronicowy i wielodokumentowy plik do poszczególnych dokumentów i zapisze je w osobnych PDFach.

Jak to działa w uproszczeniu?

• Budujemy szablony dokumentów -> można skorzystać z tych samych, które już istnieją w organizacji, potrzebujemy jedynie zmapować pola korespondencji seryjnej
  Przygotowaliśmy osobny artykuł nt. mapowania pól
• System automatycznie uzupełnia dane pracownika i firmowe
• Dokument jest gotowy do zapisania, wydrukowania lub wysłania – w kilka sekund

Tutaj pokazane wraz ze zrzutami ekranowymi z aplikacji: https://www.efob.pl/pomoc/jak-dziala-generator-dokumentow/

Zastępujemy dzięki temu osobne arkusze z danymi pracowników i budowanie dokumentów w pakiecie biurowym. Ma to pozytywny wpływ na bezpieczeństwo danych pracowników, ponieważ nie opuszczają one bezpiecznego środowiska eTeczki.

Dzięki obecnemu w eFOB modułowi OCR, system może dodatkowo odczytywać kluczowe informacje z dokumentu (np. datę) i automatycznie organizuje je w systemie.
Więcej o OCR TUTAJ

Najważniejsze korzyści z usprawnień digitalizacji w eTeczce 

✔ Mniej błędów – dane wypełniane automatycznie
✔ Bezpieczeństwo – dane osobowe pracowników gromadzimy w jednym, bezpiecznym miejscu
✔ Więcej czasu – gotowe szablony znacząco przyspieszają pracę
✔ Lepsza organizacja – digitalizacja z kodami QR i OCR eliminuje czasochłonne opisywanie plików
✔ Pełna integracja – wszystkie dokumenty od razu trafiają do odpowiednich części w eTeczce pracownika

Przetestuj eTeczkę za darmo!

Zachęcam do zapoznania się z eTeczką w ramach darmowego 14dniowego testowania, żeby w praktyce przekonać się jak działa eTeczka, generator dokumentów i pozostałe moduły eFOB: Przetestuj bezpłatnie