Dlaczego warto polubić OCR w kadrach?

Autor: admin

Opublikowano: 2023-01-23

OCR to skrót od angielskiego terminu „Optical Character Recognition„, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. W działach HR i Kadr może okazać się niezwykle przydatne. Pozwala ono na automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi, takimi jak: wnioski pracowników, a także innymi m.in. CV, czy listy motywacyjne.

Korzyści z OCR

Dzięki zastosowaniu OCR, pracownicy działu HR mogą znacząco zwiększyć efektywność swojej pracy, co może skutkować wieloma korzyściami.

  1. Oszczędność czasu – OCR umożliwia szybkie skanowanie i przetwarzanie dokumentów w formie elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić czas, który normalnie trzeba byłoby poświęcić na ręczne przepisywanie danych z dokumentów papierowych.
  2. Unikanie błędów – automatyczne przetwarzanie dokumentów przy użyciu OCR minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, które mogą pojawić się przy ręcznym przepisywaniu danych.
  3. Poprawa efektywności – zastosowanie OCR w dziale HR pozwala na zwiększenie efektywności procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi.
  4. Łatwiejszy dostęp do danych – przetwarzanie dokumentów przy użyciu OCR umożliwia łatwiejszy dostęp do danych pracowników m.in. z braku konieczności sięgania do zewnętrznych archiwów, co przeważnie zabiera nawet do kilku dni.
  5. Oszczędność kosztów – dokumenty pracownicze przetworzone do formy cyfrowej i zarchiwizowane w Inteligentnej eTeczce Pracownika eFOB można zutylizować, co zmniejsza koszty ich fizycznego przechowywania w segregatorach i ich archiwizacji w szafach.

Rodzaje systemów OCR

Istnieją trzy główne rodzaje systemów OCR (Optical Character Recognition), różniące się między sobą poziomem skomplikowania i zastosowaniem:

  1. Podstawowe systemy OCR (ang. „basic OCR systems”) – to najprostsze i najtańsze systemy OCR. Są one w stanie rozpoznawać jedynie podstawowe teksty, a wyniki ich pracy nie są zawsze precyzyjne. Systemy te są stosowane głównie do skanowania drukowanych dokumentów tekstowych, takich jak faktury, umowy i notatki.
  2. Systemy OCR zwiększonej dokładności (ang. „high accuracy OCR systems”) – to systemy o większej dokładności i zdolności do rozpoznawania bardziej skomplikowanych czcionek i znaków, takich jak ręcznie pisane litery czy odręcznie pisane notatki. Są one stosowane do skanowania dokumentów, w których występują ręcznie pisane elementy, takie jak dokumenty medyczne, recepty czy rachunki.
  3. Systemy OCR z rozpoznawaniem inteligentnym (ang. „intelligent character recognition OCR systems”) – to systemy, które łączą zaawansowane algorytmy OCR z technologiami sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Są one w stanie rozpoznawać różne rodzaje pisma drukowanego i odręcznego oraz poprawiać wyniki swojej pracy na podstawie analizy kontekstu i kontekstu związanego z tekstem. Systemy te są stosowane do skanowania dokumentów, takich jak ankiety, formularze i dokumenty medyczne (np. zaświadczenia lekarskie o zdolności do podjęcia pracy), w których występują różne rodzaje pisma odręcznego. Jednym z przykładów takich systemów jest platforma eFOB – Inteligentna eTeczka Pracownika.

Wyzwania OCR

Warto jednak pamiętać, że proces OCR nie zawsze jest doskonały. Jakość rozpoznawania tekstu zależy od wielu czynników typu oświetlenie, jakość skanu, rozmiar tekstu w oryginale, a także użytego oprogramowania. Najlepsze rezultaty dają systemy OCR z rozpoznawaniem inteligentnym, gdyż znają „nasze dokumenty”. Nie wszystkie skanery, a tym bardziej systemy Zarządzania Dokumentami i eTeczki Pracownika posiadają wbudowaną funkcję OCR. Dlatego przed ich zakupem sprawdzić, czy posiadają tę funkcjonalność.

Podsumowując, OCR w dziale HR umożliwia oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy, a także przyczynia się do poprawy jakości procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi. Dzięki temu pracownicy działu HR mogą skupić się na innych, bardziej strategicznych zadaniach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi w organizacji.

Testuj za darmo przez 14 dni

Najnowsze artykuły

Jak zmniejszyć koszty HR dzięki eTeczce pracownika?

Jak zmniejszyć koszty HR dzięki eTeczce pracownika?

Elektroniczna teczka pracownika to system elektroniczny służący do przechowywania i zarządzania dokumentacją pracowniczą, taką jak CV, umowy o pracę, świadectwa pracy i szkoleń, oceny pracownicze, wnioski pracownicze itp. Elektroniczna teczka pracownika w Polsce jest...