OCR to skrót od angielskiego terminu „Optical Character Recognition„, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. W działach HR i Kadr może okazać się niezwykle przydatne. Pozwala ono na automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi, takimi jak: wnioski pracowników, a także innymi m.in. CV, czy listy motywacyjne.

Korzyści z OCR

Dzięki zastosowaniu OCR, pracownicy działu HR mogą znacząco zwiększyć efektywność swojej pracy, co może skutkować wieloma korzyściami.

  1. Oszczędność czasu – OCR umożliwia szybkie skanowanie i przetwarzanie dokumentów w formie elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić czas, który normalnie trzeba byłoby poświęcić na ręczne przepisywanie danych z dokumentów papierowych.
  2. Unikanie błędów – automatyczne przetwarzanie dokumentów przy użyciu OCR minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, które mogą pojawić się przy ręcznym przepisywaniu danych.
  3. Poprawa efektywności – zastosowanie OCR w dziale HR pozwala na zwiększenie efektywności procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi.
  4. Łatwiejszy dostęp do danych – przetwarzanie dokumentów przy użyciu OCR umożliwia łatwiejszy dostęp do danych pracowników m.in. z braku konieczności sięgania do zewnętrznych archiwów, co przeważnie zabiera nawet do kilku dni.
  5. Oszczędność kosztów – dokumenty pracownicze przetworzone do formy cyfrowej i zarchiwizowane w Inteligentnej eTeczce Pracownika eFOB można zutylizować, co zmniejsza koszty ich fizycznego przechowywania w segregatorach i ich archiwizacji w szafach.

Rodzaje systemów OCR

Istnieją trzy główne rodzaje systemów OCR (Optical Character Recognition), różniące się między sobą poziomem skomplikowania i zastosowaniem:

  1. Podstawowe systemy OCR (ang. „basic OCR systems”) – to najprostsze i najtańsze systemy OCR. Są one w stanie rozpoznawać jedynie podstawowe teksty, a wyniki ich pracy nie są zawsze precyzyjne. Systemy te są stosowane głównie do skanowania drukowanych dokumentów tekstowych, takich jak faktury, umowy i notatki.
  2. Systemy OCR zwiększonej dokładności (ang. „high accuracy OCR systems”) – to systemy o większej dokładności i zdolności do rozpoznawania bardziej skomplikowanych czcionek i znaków, takich jak ręcznie pisane litery czy odręcznie pisane notatki. Są one stosowane do skanowania dokumentów, w których występują ręcznie pisane elementy, takie jak dokumenty medyczne, recepty czy rachunki.
  3. Systemy OCR z rozpoznawaniem inteligentnym (ang. „intelligent character recognition OCR systems”) – to systemy, które łączą zaawansowane algorytmy OCR z technologiami sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Są one w stanie rozpoznawać różne rodzaje pisma drukowanego i odręcznego oraz poprawiać wyniki swojej pracy na podstawie analizy kontekstu i kontekstu związanego z tekstem. Systemy te są stosowane do skanowania dokumentów, takich jak ankiety, formularze i dokumenty medyczne (np. zaświadczenia lekarskie o zdolności do podjęcia pracy), w których występują różne rodzaje pisma odręcznego. Jednym z przykładów takich systemów jest platforma eFOB – Inteligentna eTeczka Pracownika.

Wyzwania OCR

Warto jednak pamiętać, że proces OCR nie zawsze jest doskonały. Jakość rozpoznawania tekstu zależy od wielu czynników typu oświetlenie, jakość skanu, rozmiar tekstu w oryginale, a także użytego oprogramowania. Najlepsze rezultaty dają systemy OCR z rozpoznawaniem inteligentnym, gdyż znają „nasze dokumenty”. Nie wszystkie skanery, a tym bardziej systemy Zarządzania Dokumentami i eTeczki Pracownika posiadają wbudowaną funkcję OCR. Dlatego przed ich zakupem sprawdzić, czy posiadają tę funkcjonalność.

Podsumowując, OCR w dziale HR umożliwia oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy, a także przyczynia się do poprawy jakości procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi. Dzięki temu pracownicy działu HR mogą skupić się na innych, bardziej strategicznych zadaniach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi w organizacji.