Dlaczego warto digitalizować dokumenty HR?  

Tradycyjne przechowywanie dokumentów w formie papierowej może być uciążliwe i podatne na błędy oraz zagubienie dokumentów. Digitalizacja dokumentów HR ma wiele zalet:

• Łatwy dostęp: Dokumenty są dostępne online z każdego miejsca i urządzenia, co ułatwia pracę zdalną i mobilność. Możesz korzystać z aplikacji w wersji desktopowej jak i mobilnej.
• Oszczędność miejsca: Nie trzeba przechowywać papierowych teczek – wszystko mieści się w chmurze. Oszczędzasz na archiwum, w którym do tej pory przetrzymywałeś dokumentację w wersji papierowej.
• Bezpieczeństwo danych: Dane są zabezpieczone i zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Dodatkowo, elastyczne uprawnienia umożliwiają dostęp do folderów dla wybranych przez Ciebie osób. Audyt danych i historia dokumentu pozwoli Ci skontrolować, jakie operacje i przez kogo zostały przeprowadzone na danym dokumencie.
• Szybkie wyszukiwanie: Zaawansowane wyszukiwarki pozwalają szybko odnaleźć potrzebne dokumenty. Możesz dowolnie ustawiać filtry wybierając typ dokumentu, nazwisko lub imię pracownika a także datę utworzenia dokumentu.

Jak zacząć proces digitalizacji dokumentów HR? 

• Zidentyfikuj dokumenty do digitalizacji: Określ, które dokumenty są najczęściej używane i wymagające przechowywania w chmurze.
• Wybierz odpowiednie narzędzie: Znajdź platformę lub oprogramowanie do zarządzania dokumentacją HR w chmurze, które spełni potrzeby Twojej firmy.
• Przygotuj plan migracji: Opracuj plan przenoszenia dokumentów do formy elektronicznej, uwzględniając zabezpieczenie danych i organizację dokumentów. Zastanów się w jakiej kolejności i dla jakich pracowników – nowych lub już zatrudnionych – chcesz zdigitalizować dokumentację.
• Szkolenie pracowników: Przygotuj szkolenia dla pracowników dotyczące korzystania z nowej platformy i digitalizacji dokumentów. Pamiętaj, że firmy oferujące eTeczki mają własną bazę wiedzy, z której możesz korzystać w dowolnym momencie.
• Rozpocznij migrację: Stopniowo przenoś dokumenty do chmury, starając się zachować porządek i strukturę, a później ciesz się dostępem do każdego dokumentu w jednym miejscu!

Jak utrzymać porządek w elektronicznych dokumentach? 

• Stosuj jednolite zasady nazewnictwa: Ustal spójne zasady nazewnictwa dokumentów, co ułatwi ich identyfikację i wyszukiwanie.
• Zadbaj o uprawnienia dostępu: Ogranicz dostęp do dokumentów tylko dla osób upoważnionych, zapewniając bezpieczeństwo danych.
• Regularnie kategoryzuj dokumenty: Regularnie przypisuj dokumenty do odpowiednich folderów eTeczki.
• Monitoruj retencję dokumentów: Przechowuj dokumenty zgodnie z zasadami retencji wynikającymi z przepisów prawa.

Podsumowanie

Digitalizacja dokumentów HR to ważny krok w modernizacji działu HR i usprawnieniu procesów w firmie. To rozwiązanie, które pozwoli uniknąć pogubienia się w dokumentacji papierowej i zwiększy efektywność zarządzania dokumentacją.

Więcej na temat digitalizacji możesz dowiedzieć się tutaj.