1. Przygotowanie do skanowania: porządek to podstawa sukcesu

Zanim w ogóle pomyślicie o włączeniu skanera, kluczowe jest gruntowne przygotowanie papierowych teczek. Ten etap ma ogromne znaczenie dla efektywności i poprawności całego procesu.

• Uporządkowanie dokumentacji: Przejrzyjcie każdą teczkę pracownika. Usuńcie zszywki, spinacze, folie. Upewnijcie się, że wszystkie dokumenty są ułożone chronologicznie w poszczególnych częściach A, B, C i D akt osobowych. To ułatwi późniejsze, już cyfrowe, zarządzanie i podział dokumentów. To właśnie na tym etapie najwięcej czasu poświęcą Wasi pracownicy, ale ich zaangażowanie zapewni wysoką jakość cyfrowej dokumentacji.
• Skanowanie całymi teczkami: Najefektywniejszym sposobem jest skanowanie dokumentacji jednego pracownika w jednej sesji. Jeśli to możliwe, wykorzystajcie skaner produkcyjny z automatycznym podajnikiem. Dzięki funkcji wieloskanu, możecie zeskanować wiele stron do jednego pliku PDF, co znacząco przyspieszy proces.

2. Skanowanie i Poświadczanie Zgodności z Oryginałem: Gwarancja Prawna

To serce procesu digitalizacji, wymagające szczególnej uwagi. Zeskanowane dokumenty muszą spełniać określone wytyczne rozporządzenia co do jakości i formatów plików, a ich zgodność z oryginałem musi zostać prawnie potwierdzona.

• Jakość i format plików: Zeskanowane dokumenty muszą być czytelne i wiernie odzwierciedlać treść dokumentów papierowych. Rozporządzenie wskazuje, że skany powinny być w formatach PDF, PDF/A, TIFF lub JPG. Zdecydowanie zaleca się używanie formatu PDF/A
• Poświadczanie zgodności: To najważniejszy element legalizujący cyfrową kopię. Po zeskanowaniu dokumentów, ich zgodność z oryginałem musi zostać poświadczona. Zgodnie z przepisami, może to zrobić pracodawca, osoba upoważniona przez pracodawcę lub wykwalifikowany pracownik. Poświadczenie odbywa się poprzez opatrzenie zeskanowanych dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Jest to absolutny wymóg, aby cyfrowa kopia miała moc prawną oryginału.

podpis elektroniczny na platformie eFOB. Zrzut ekranowy

Jak skonfigurować podpis kwalifikowany w eTeczce eFOB dowiesz się z naszego artykułu: https://www.efob.pl/pomoc/podpis-elektroniczny-instalacja-komponentu-kir-szafir/.

3. Wyodrębnianie i Opisywanie Dokumentów: Fundament Cyfrowej Przejrzystości

Po zakończeniu procesu skanowania całej teczki pracowniczej do jednego lub kilku plików PDF, kluczowe staje się wyodrębnienie i prawidłowe opisanie każdego dokumentu. Ten etap jest fundamentalny dla przyszłej funkcjonalności i przejrzystości cyfrowej dokumentacji.

• Jeden dokument – jeden plik PDF: Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, każdy dokument papierowy powinien zostać zeskanowany do osobnego pliku PDF. Niedopuszczalne jest skanowanie wielu dokumentów do jednego pliku, np. całej części A akt osobowych. To pozwala na precyzyjne zarządzanie każdym elementem dokumentacji.
• Nadawanie metadanych: Każdy zeskanowany dokument wymaga przypisania zestawu metadanych – ustrukturyzowanych informacji opisujących ten dokument. Metadane ułatwiają wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie dokumentów.
• Kluczowe metadane to m.in.: identyfikator dokumentu (unikalny numer), identyfikator dokumentacji (przypisany do pracownika), rodzaj dokumentu (np. umowa o pracę, świadectwo pracy), data powstania dokumentu, data opatrzenia skanu kwalifikowanym podpisem/pieczęcią, numer PESEL pracownika, jego imię i nazwisko oraz nazwa pracodawcy.
• Automatyzacja i precyzja: System eTeczki powinien umożliwiać automatyczne uzupełnianie wielu z tych metadanych, np. na podstawie numeru PESEL pracownika. Tam, gdzie automatyzacja jest niemożliwa (np. data powstania dokumentu papierowego), pracownicy HR ręcznie uzupełniają te dane. Ważne jest, aby to zrobić na etapie skanowania lub zaraz po nim, aby zapewnić dokładność. Wizualny podział w systemie: Po opisaniu dokumentów, system eTeczki pozwoli na ich logiczne pogrupowanie. E-teczka powinna odzwierciedlać podział na części A, B, C, D oraz E (w przypadku kontroli trzeźwości lub na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu), a także umożliwiać podział na podczęści tematyczne, co znacząco ułatwia nawigację i wyszukiwanie.

4. Wybór i Konfiguracja Platformy eTeczka: Jak Technologia Ułatwia Digitalizację?

Digitalizacja to nie tylko skanowanie i porządkowanie, ale przede wszystkim efektywne zarządzanie cyfrowymi dokumentami. To właśnie tutaj z pomocą przychodzi odpowiednia platforma do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi, czyli eTeczka eFOB. Wybór odpowiedniego narzędzia znacząco ułatwi i przyspieszy cały proces, a także zapewni długoterminowe bezpieczeństwo i wygodę pracy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze eTeczki, jeśli digitalizację prowadzisz samodzielnie?

• Zgodność z przepisami: To podstawa. Upewnij się, że platforma spełnia wszystkie wymogi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369), w szczególności te dotyczące przechowywania i integralności danych.
• Intuicyjność i ergonomia: System powinien być prosty w obsłudze dla pracowników HR. Pamiętaj, że to oni będą z nim pracować na co dzień.
• Funkcjonalności wspierające digitalizację: Poszukaj rozwiązań oferujących: Wizualny podział i edycję plików PDF: To kluczowa funkcja po zeskanowaniu całej teczki do jednego pliku. Umożliwia ona wizualne przeglądanie zeskanowanych dokumentów, dzielenie jednego dużego pliku PDF na mniejsze, pojedyncze dokumenty oraz przypisywanie każdego wydzielonego dokumentu do odpowiedniego typu i części akt osobowych. Zobacz, jak to działa na https://www.efob.pl/wizualny-podzial-i-edycja-plikow-pdf/.

• Konfiguracja typów dokumentów: System powinien pozwalać na konfigurację typów dokumentów zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa pracy (np. umowa o pracę, świadectwo pracy, zaświadczenie lekarskie), co pozwoli na precyzyjne kategoryzowanie zeskanowanych dokumentów.
• Integrację z podpisem kwalifikowanym / pieczęcią firmową: Aby elektroniczne dokumenty miały moc prawną, konieczne jest ich podpisywanie lub opieczętowanie w formie elektronicznej. Integracja eTeczki z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną to standard, który zapewniamy. Dzięki temu dokumenty mogą być w pełni cyfrowe – od stworzenia, przez podpisanie, aż po archiwizację. Sprawdź, jak to działa: https://www.efob.pl/pomoc/podpis-elektroniczny-instalacja-komponentu-kir-szafir/.
• Bezpieczeństwo danych: Sprawdź, jakie zabezpieczenia oferuje system (szyfrowanie, backupy, kontrola dostępu).
• Skalowalność: Upewnij się, że platforma jest w stanie obsłużyć rosnącą liczbę pracowników i dokumentów.

5. Zgłoszenie do PIP i Uporządkowanie Dokumentacji Papierowej: Kwestie Formalne

Przekształcenie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną wymaga oficjalnego zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy. Jest to obowiązek wynikający z art. 94^11 Kodeksu pracy. Należy poinformować PIP o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.

Praktyczne wskazówki dotyczące zgłoszenia:

• Forma zgłoszenia: Mimo braku ścisłych wytycznych, zazwyczaj takie zgłoszenie powinno być dokonane w formie pisemnej. Można je wysłać pocztą tradycyjną (listem poleconym) lub dostarczyć osobiście do właściwego okręgowego inspektoratu pracy.
• Treść zgłoszenia: Zgłoszenie powinno zawierać: Dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP, REGON). Informację o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Datę, od której rozpoczęto prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Potwierdzenie, że dokumentacja elektroniczna będzie prowadzona i przechowywana zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369), w tym dotyczące poufności, integralności, kompletności i dostępności.Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
• Termin: Należy pamiętać o wspomnianym 30-dniowym terminie liczonym od faktycznego rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.

Równocześnie, po zakończeniu digitalizacji i formalnym przejściu na formę elektroniczną, pracownicy mają prawo do odbioru swoich papierowych akt. Zorganizujcie proces w taki sposób, aby pracownicy mieli możliwość odbioru dokumentacji w dogodnym dla nich terminie. Należy im dać na to co najmniej 30 dni.

Co dzieje się z papierową dokumentacją po digitalizacji, jeśli pracownik jej nie odbierze?

Po upływie terminu na odbiór, pracodawca może zniszczyć nieodebraną papierową dokumentację (art. 94^10 Kodeksu pracy). Przepisy nie nakładają bezwzględnego obowiązku natychmiastowego zniszczenia, a w uzasadnionych sytuacjach pracodawca może zdecydować się na przechowywanie obu postaci dokumentacji.

Pamiętaj o terminach przechowywania dokumentacji:

• Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.: Podstawowy okres przechowywania to 50 lat. Może on zostać skrócony do 10 lat, jeśli pracodawca złoży do ZUS raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie.
• Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.: Dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres zatrudnienia pracownika oraz 10 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
• Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r.: Okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Po upływie okresu przechowywania (10 lub 50 lat), pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji, a jeśli tego nie zrobi, pracodawca może ją zniszczyć w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Szczegółowych informacji udziela Państwowa Inspekcja Pracy, publikując poradniki jak np. Dokumentacja pracownicza

Co istotne, eTeczka eFOB automatycznie pilnuje tych terminów, mając zaszytą retencję dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Dzięki temu możecie mieć pewność, że Wasza dokumentacja jest zawsze przechowywana przez wymagany okres, a system podpowie, kiedy miną poszczególne terminy retencji, minimalizując ryzyko błędu ludzkiego i zapewniając zgodność z RODO w zakresie minimalizacji danych. Więcej na ten temat znajdziecie w naszej sekcji pomocy: https://www.efob.pl/pomoc/retencja-dokumentow-i-podstawy-prawne/.

Digitalizacja akt osobowych to ambitne przedsięwzięcie, które jednak w dłuższej perspektywie przynosi wymierne korzyści. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, wyborowi właściwych narzędzi i świadomości wymagań prawnych, możecie skutecznie przekształcić swój dział HR w cyfrowe centrum zarządzania dokumentacją.

Zastanawiasz się, jak eTeczka eFOB może ułatwić i przyspieszyć proces digitalizacji w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, chętnie przedstawimy Ci nasze rozwiązania!