Najważniejsze w skrócie

• • eFOB nie wykorzystuje sztucznej inteligencji w rozumieniu AI Act na obecnym etapie.
  • Stosowane technologie OCR i RPA są klasycznymi narzędziami automatyzacji, działającymi według z góry określonych reguł.
  • eFOB nie profiluje użytkowników w żadnej formie.
  • System nie należy do kategorii wysokiego ryzyka określonych w AI Act.
  • Planujemy rozwój funkcji inteligentnych, ale będą one implementowane z pełną zgodnością regulacyjną i w obrębie danych danego klienta.

Dlaczego w ogóle pojawiły się pytania o AI?

Wejście w życie unijnego AI Act zmieniło sposób, w jaki firmy HRowe patrzą na technologie. Klienci zaczęli pytać: Czy cyfrowa eTeczka wykorzystuje AI? Czy digitalizacja dokumentów to system wysokiego ryzyka? Czy nasze dane są analizowane w sposób, który wykracza poza zwykłą automatyzację?

To naturalne w momencie, gdy prawo zaczyna regulować szerokie spektrum technologii. W HRobots traktujemy te pytania bardzo poważnie — dlatego zleciliśmy analizę prawną i techniczną, aby przedstawić naszym klientom odpowiedź opartą na faktach.

Co AI Act nazywa systemem sztucznej inteligencji?

AI Act definiuje system AI jako rozwiązanie maszynowe, które:

• • działa choćby częściowo autonomicznie,
  • może adaptować się po wdrożeniu,
  • generuje treści, predykcje, wnioski lub decyzje,
  • wpływa na otoczenie fizyczne lub cyfrowe.

To definicja szeroka, ale klucz tkwi w dwóch słowach:
autonomia i adaptacja.

Czy OCR stosowane w eFOB spełnia definicję AI?

Krótkie odpowiedź: nie.

OCR w eFOB działa klasycznie — zamienia obraz dokumentu na tekst.
Nie przewiduje, nie analizuje semantycznie, nie podejmuje decyzji. Działa identycznie dziś i jutro, bo nie adaptuje się ani nie uczy z danych klientów.

Kluczowy fakt: OCR w eFOB nie ma żadnych cech wymaganych przez AI Act, aby zostać uznanym za system AI.

Czy RPA w eFOB można uznać za sztuczną inteligencję?

RPA (Robotic Process Automation) w naszym systemie:

• • działa na podstawie reguł ustalonych przez programistów,
  • wspiera operatorów w porządkowaniu dokumentów,
  • nie podejmuje decyzji autonomicznie,
  • nie zmienia swojego działania po wdrożeniu,
  • operuje wyłącznie na danych konkretnego klienta, bez ich mieszania.

To narzędzie automatyzujące pracę, ale nie narzędzie decyzyjne.

Wniosek: RPA w obecnej formie nie spełnia definicji systemu AI z AI Act.

Czy eFOB to system AI wysokiego ryzyka?

Zgodnie z AI Act, systemami wysokiego ryzyka są m.in. te, które wpływają, w tym poprzez profilowanie na:

• • rekrutację,
  • ocenę pracowników,
  • decyzje kadrowe,
  • monitorowanie wydajności,
  • dostęp do zatrudnienia.

eFOB nie wykonuje żadnej z tych czynności.
Służy jedynie digitalizacji, przechowywaniu i organizowaniu dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to, że eFOB nie wchodzi w obszar wysokiego ryzyka — nawet gdyby OCR lub RPA zostały w przyszłości uznane za formę AI.

Jak działają nasze technologie w praktyce? — krótka tabela

Czy eFOB profiluje użytkowników?

Krótka odpowiedź: nie.

• • eFOB nie tworzy profili użytkowników,\
  • nie przewiduje ich zachowań,
  • nie analizuje indywidualnych cech,
  • nie stosuje algorytmów decyzyjnych.

Wszystkie działania systemu dotyczą:

• • funkcjonowania aplikacji,
  • organizacji dokumentów,
  • optymalizacji pracy operatorów.

Nigdy identyfikacji użytkowników ani predykcji ich działań.

Dlaczego to ważne? — kluczowe fakty

• • Profilowanie jest jednym z czynników, które automatycznie podnoszą ryzyko wg AI Act.
  • Brak profilowania oznacza brak konieczności stosowania dodatkowych reżimów i nadzoru.
  • To również kluczowy sygnał dla działów HR: eFOB nie ingeruje w procesy kadrowe ani pracownicze decyzje.

Czy planujemy wprowadzić funkcje AI?

Tak — ale robimy to odpowiedzialnie.

Pracujemy nad narzędziami, które w przyszłości mogą korzystać z bardziej zaawansowanych algorytmów, w tym modeli językowych wspierających:

• • wyszukiwanie danych,
  • inteligentne kategoryzowanie dokumentów,
  • ułatwienia administracyjne.

Najważniejsze jest to, że:

• • będą działały wyłącznie w środowisku konkretnego klienta,
  • będą zgodne z AI Act,
  • nie zostaną wdrożone bez pełnych zabezpieczeń i procedur.

Checklist: kiedy technologia staje się AI wg AI Act?

• • Czy system podejmuje decyzje autonomicznie?
  • Czy adaptuje swoje działanie po wdrożeniu?
  • Czy generuje predykcje, oceny, wnioski?
  • Czy wpływa na ludzi (np. wybór kandydatów)?

W odniesieniu do eFOB dziś wszystkie odpowiedzi brzmią: NIE.

Najważniejsze podsumowanie

eFOB to system digitalizacji i automatyzacji, a nie system sztucznej inteligencji w rozumieniu AI Act.
OCR i RPA w obecnej formie nie spełniają kryteriów AI, nie są autonomiczne i nie adaptują się w czasie.
eFOB nie profiluje użytkowników i nie należy do kategorii wysokiego ryzyka.

Tekst powstał we współpracy z Kancelarią Radców Prawnych Piotr Dagiel Paweł Rusiniak.