Firmy wdrażające eTeczki chcą nie tylko uporządkować dokumentację kadrową, ale także dopilnować, by nowe procesy HR od początku były w pełni cyfrowe. Najczęściej na pierwszy plan wysuwa się proces zatrudniania nowych pracowników. To on generuje najwięcej dokumentów, a przy okazji wyznacza standard prowadzenia cyfrowych akt osobowych.

Tradycyjny proces zatrudniania wymaga przygotowania i podpisania wielu dokumentów: umów o pracę, aneksów, oświadczeń PIT, zgłoszeń do ZUS czy skierowań na badania lekarskie. Wersja papierowa oznacza konieczność drukowania, podpisywania, skanowania i przechowywania dokumentów w teczkach. Gdy kandydat nie jest dostępny na miejscu, dochodzi jeszcze wysyłka pocztą lub kurierem – każda z tych operacji to dodatkowe koszty i ryzyko, np. opóźnień czy zagubienia przesyłki.

W cyfrowym onboardingu dokumenty są udostępniane kandydatowi online. Formularze wypełnia on samodzielnie, a system dba o to, by wszystkie wymagane pola zostały uzupełnione prawidłowo. Dzięki temu HR nie musi poprawiać braków ani wracać do kandydata po dodatkowe dane. Umowa wraz z kompletem dokumentów od razu trafia do eTeczki, tworząc pełne i zgodne z prawem cyfrowe akta osobowe.

Pierwszą i najbardziej widoczną korzyścią jest oszczędność czasu. To, co w procesie papierowym zajmuje kilka dni – od przygotowania umowy, przez podpisy, po zwrot podpisanego egzemplarza – w eTeczce można zamknąć w kilka godzin. Kandydat otrzymuje dokumenty do wglądu natychmiast, podpisuje je online i od razu odsyła do działu HR.

Drugim aspektem jest większa pewność i porządek w dokumentacji. Automatyczne przypisywanie plików do cyfrowych akt osobowych eliminuje ryzyko, że coś zostanie pomylone, odłożone w złym miejscu albo zaginie w papierowym obiegu. Wszystko trafia od razu tam, gdzie powinno.

Kolejna korzyść to wygoda dla samego pracownika. Kandydat nie musi przychodzić do siedziby firmy, by podpisać dokumenty. Może je przejrzeć w domu, podpisać zdalnie i odesłać w dogodnym dla siebie czasie. To szczególnie doceniają osoby, które przeprowadzają się do innego miasta lub rozpoczynają współpracę w trybie zdalnym.

Cyfrowy onboarding to także realne oszczędności finansowe. Koszty druku, skanowania, wysyłek kurierskich i przechowywania dokumentów papierowych znikają niemal całkowicie. Eliminujemy też ryzyko opóźnień i reklamacji związanych z zagubioną przesyłką

Duże firmy – organizacje zatrudniające setki lub tysiące osób, niezależnie od tego, czy mają dużą rotację czy nie. Już sam wolumen dokumentów powoduje, że cyfrowy onboarding staje się ogromnym odciążeniem dla działów HR. Przy masowych rekrutacjach proces papierowy jest zwyczajnie nie do utrzymania w dłuższej perspektywie.

Firmy z dużą rotacją zatrudnienia – to zarówno branże sezonowe (handel w okresie świątecznym, gastronomia w sezonie letnim, hotelarstwo), jak i te, gdzie rotacja jest naturalnie wysoka, np. logistyka, transport, magazyny czy HoReCa. Tutaj cyfrowy onboarding pozwala błyskawicznie przygotować i podpisać umowy, bez opóźnień i bez piętrzącej się papierologii.

Firmy o rozproszonej strukturze – sieci sklepów, aptek, restauracji czy biur, a także firmy działające w modelu rozproszonym lub zdalnym. Wysyłka umów i ich obieg pomiędzy centralą a oddziałami to spory koszt i duże ryzyko opóźnień. eTeczka eliminuje ten problem – dokumenty są podpisywane online i od razu trafiają do cyfrowych akt osobowych, bez względu na to, gdzie znajduje się kandydat.

Cyfrowy onboarding nie działałby bez podpisu elektronicznego. To on umożliwia zawarcie umowy i potwierdzenie wszystkich niezbędnych dokumentów bez fizycznej obecności stron. W eTeczce dostępne są różne typy podpisów elektronicznych – od prostego po kwalifikowany – co pozwala dopasować rozwiązanie do rodzaju dokumentu i wymogów prawnych.

Więcej o tym, jak wybrać odpowiedni podpis do dokumentów HR, przeczytasz w naszym artykule: Kwalifikowany, zaufany czy osobisty – jaki podpis elektroniczny wybrać do dokumentów HR?

Cyfrowy onboarding w eTeczce pozwala firmom rozpocząć prowadzenie dokumentacji pracowniczej od pierwszego dnia w pełni cyfrowo. To nie tylko usprawnienie pracy działu HR, ale też realne obniżenie kosztów i większy komfort dla kandydata. Dla dużych firm, organizacji o wysokiej rotacji i przedsiębiorstw działających w rozproszonej strukturze – to rozwiązanie, które staje się nie tyle przewagą konkurencyjną, co koniecznością.