Cyfryzacja dokumentów kadrowych nie jest już domeną dużych korporacji. Coraz częściej to małe i średnie firmy – zatrudniające kilkunastu, kilkudziesięciu pracowników – chcą odejść od papieru i podpisywać wszystkie dokumenty wyłącznie elektronicznie. Tyle że nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu obiegu dokumentów (EOD) z setkami automatycznych ścieżek akceptacji.

W eFOB, czyli inteligentnej eTeczce Pracownika, stawiamy na elastyczność. Dla dużych organizacji powyżej 300 pracowników oferujemy pełny Cyfrowy Obieg Dokumentów z integracją podpisów elektronicznych (SES, AES, QES) i możliwością inicjowania podpisów bezpośrednio w eFOB. Wszystkie procesy można wówczas projektować, monitorować i archiwizować w jednym miejscu – w chmurze Microsoft Azure, zgodnie z Kodeksem pracy i Rozporządzeniem MRPiPS z 2018 r.

Ale co, jeśli Twoja firma jest mniejsza?

W firmie zatrudniającej np. 30 pracowników nie ma potrzeby wdrażania pełnego EOD. Wystarczy, że dokumentacja kadrowa będzie prowadzona cyfrowo – w eTeczce – a podpisy składane elektronicznie przez pracodawcę i pracowników.

Od strony pracodawcy eFOB w pełni obsługuje podpis kwalifikowany w standardzie PKCS#11, dzięki czemu można masowo podpisywać dokumenty bezpośrednio w systemie, bez potrzeby pobierania i ręcznego podpisywania każdego pliku osobno. To proste, zgodne z prawem i gotowe do wdrożenia nawet w planie eFOB Smart.

Tutaj z pomocą przychodzi nasz partner – SIGNIUS. SIGNIUS pozwala w prosty sposób zakupić paczki kwalifikowanych i zaawansowanych podpisów elektronicznych, które można wykorzystać w procesach kadrowych, np. do podpisywania umów o pracę, aneksów czy oświadczeń pracowniczych.

Dla dokumentów, które zgodnie z przepisami wymagają podpisu kwalifikowanego (np. umowy o pracę), SIGNIUS oferuje pakiety podpisów dostępne na stronie signius.pl. To rozwiązanie zgodne z rozporządzeniem eIDAS – zapewniające pełną równoważność z podpisem własnoręcznym. Pracownik nie musi sam kupować certyfikatu – firma może wykupić pakiet podpisów i udostępnić mu voucher, dzięki czemu podpis zrealizuje szybko i bez dodatkowych kosztów po swojej stronie.

Dla mniej formalnych dokumentów (np. oświadczenia, wnioski, potwierdzenia odbioru dokumentu) SIGNIUS oferuje pakiety podpisów zaawansowanych (AdES), które są wygodniejsze w dystrybucji, ponieważ podpisy z zakupionego pakietu można rozdzielić na kilku pracowników i wystarczają w większości przypadków wewnętrznych.

1.   Przygotowujesz dokumenty w Generatorze dokumentów eFOB lub w dowolnym narzędziu, z którego korzystasz (Word, pakiet biurowy, system kadrowo-płacowy).
2.   Logujesz się na swoje konta na platformie SIGNIUS, gdzie możesz wysłać dokument do podpisu pracownikowi.
3.   Pracownik otrzymuje na maila link do bezpiecznego logowania i podpisania dokumentu.

• • Jeśli to podpis kwalifikowany – przechodzi jednorazową weryfikację tożsamości.
  • Jeśli to podpis zaawansowany – może podpisać dokument natychmiast.

4.   Po podpisaniu dokumentu, dostaniesz powiadomienie mailowe, że możesz go pobrać z platformy SIGNIUS i załadować do eTeczki eFOB, gdzie zostanie trwale zarchiwizowany i – jeśli chcesz – opatrzony podpisem kwalifikowanym po stronie pracodawcy.

Nic nie stoi na przeszkodzie. SIGNIUS oferuje również pakiety podpisów dla firm i pracowników działu kadr – np. 120 podpisów kwalifikowanych rocznie, które można wykorzystać w różnych procesach HR. Dzięki temu nawet mała firma może rozpocząć cyfrowe podpisywanie dokumentów praktycznie od zaraz – bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę.

Cyfrowe Akta Osobowe, podpis kwalifikowany dla pracownika i elektroniczny obieg dokumentów nie muszą być domeną dużych korporacji. Z eFOB i SIGNIUS każda firma – nawet ta zatrudniająca kilkanaście osób – może wprowadzić pełną cyfryzację dokumentacji HR:

• zgodnie z przepisami,
• bezpiecznie i w chmurze Microsoft Azure,
• bez papieru i bez zbędnych kosztów.

Cyfryzacja nie zawsze musi oznaczać automatyzację wszystkiego. Czasem wystarczy, że będzie cyfrowo, zgodnie z prawem i wygodnie – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
A taki scenariusz można zrealizować już dziś – w eTeczce eFOB Smart.