Wyzwania

IDEAL WORK Germany to agencja pracy, działająca ponad 10 lat na rynku usług rekrutacji pracowników tymczasowych.

Klient stanął przed wyzwaniem cyfryzacji i automatyzacji procesów HR związanych z:

• Ogromną ilością dokumentacji papierowej: Codziennie generowano kilkadziesiąt dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy, czy zaświadczenia. Zarządzanie i archiwizacja w formie fizycznej były czasochłonne i podatne na błędy.
• Złożoność procesów zatrudniania i zwalniania: Proces onboardingowy oraz offboardingowy wymagał ręcznego wypełniania wielu dokumentów, co wydłużało czas przepływu informacji między pracownikami w terenie a biurem.
• Udostępnianie dokumentów dla Pracowników: Klient poszukiwał rozwiązania, które umożliwi mu udostępnianie dokumentów dla pracowników w formie elektronicznej zgodnie z przepisami.

Rozwiązania

Klient poszukiwał kompleksowego rozwiązania, które umożliwi sprawne przejście na elektroniczne eTeczki pracownicze wraz z obsługą procesów on i offboardingowych.

Wdrożenie platformy eFOB zostało zaplanowane w etapach:

1. Moduł Boardingów

W pierwszym etapie uruchomiliśmy dla Klienta moduł Boardingów, który usprawnił proces zatrudniania (onboarding) i zwalniania (offboarding) pracowników tymczasowych.

Dzięki aplikacji mobilnej eFOB Koordynatorzy w terenie mogą sprawnie potwierdzać przyjazd pracowników na lokalizację i podpisanie umowy. Dzięki temu lista zatrudnionych pracowników jest widoczna w czasie rzeczywistym dla biznesu.

 2. Moduł Moje dokumenty

Następnym krokiem było wdrożenie modułu Moje dokumenty, który umożliwił dostęp do wybranych dokumentów w aplikacji mobilnej eFOB dla Pracowników. Zapewniło to Klientowi bezpieczne i zgodne z prawem udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej.

3. Digitalizacja dokumentów

W kolejnym etapie odbyła się digitalizacja dokumentacji pracowniczej. We współpracy z naszym zespołem Klient zeskanował papierowe dokumenty i przeniósł je do elektronicznych eTeczek. Cyfrowe dokumenty są teraz dostępne dla działu Kadr w każdym momencie, z dowolnego miejsca i urządzenia.

Efekty

Wdrożenie platformy eFOB przyniosło IDEAL WORK wymierne korzyści:

Czas i efektywność: Automatyzacja procesów kadrowych pozwoliła zredukować czas poświęcany na zarządzenie dokumentacją papierową.
Redukcja kosztów: Dzięki przejściu na elektroniczne akta osobowe udało się zredukować koszty papierowego archiwum.
Lepsza organizacja i dostępność danych: Wszystkie dokumenty są teraz cyfrowo zorganizowane i łatwo dostępne, co pozwala szybko odnaleźć potrzebne informacje.
Zgodność z regulacjami: Digitalizacja i automatyczna archiwizacja dokumentacji pozwoliły zachować pełną zgodność z lokalnymi przepisami prawa pracy.
Wzrost satysfakcji pracowników: Pracownicy otrzymali dostęp do swoich dokumentów tj. PITy, RMUA, paski płacowe w aplikacji mobilnej.

Rozwój

W ramach rozwoju eTeczki u Klienta, zaplanowaliśmy wdrożenie modułu Spraw pracowniczych z Generatorem dokumentów.

Moduł sprawy umożliwi tworzenie dokumentów bezpośrednio z dedykowanych formularzy spraw pracowniczych, co pozwoli na szybsze i bardziej precyzyjne generowanie umów, aneksów, zaświadczeń czy innych dokumentów kadrowych. Ponadto, pełna integracja modułu z eTeczką pracownika zapewni automatyczne archiwizowanie dokumentów w odpowiednich kategoriach, zgodnie z wymogami prawnymi i wewnętrznymi procedurami firmy.